Die Zewotherm Gruppe hat in den letzten acht Jahren einiges erreicht: Zahlreiche manuelle Arbeitsabläufe laufen inzwischen weitestgehend automatisiert – manche sogar komplett. „Wenn wir im Wettbewerb bestehen wollen, schaffen wir das nur mit mehr Geschwindigkeit – und das erfordert eine umfassende Digitalisierung“, sagt Stefan Wisskirchen, der CIO des Unternehmens. Die technologische Grundlage dafür schuf er 2014 mit der Einführung einer neuen ERP-Lösung: „Unser damaliges System war eine einfache Standardsoftware, ohne Produktionsmodul, ohne Dokumentenmanagement. Die konnte das nicht leisten.“ Insgesamt sechs Unternehmen der Gruppe arbeiten inzwischen mit Proalpha ERP.
Digitalisierung als Kernstrategie
Gegründet wurde das Unternehmen 2002 als Hersteller von Flächenheizungen. Schnell erkannte man, wie wichtig es ist, in ganzheitlichen Systemen für ein gesundes Raumklima zu denken, und baute das Portfolio konsequent aus. Heute bietet die Unternehmensgruppe Flächenheizsysteme, Wärmepumpen, Photovoltaikanlagen, kontrollierte Wohnraumlüftung und Wohnungsstationen. Diese vermarktet sie primär an die Einkaufsgemeinschaften und Verbände des Sanitär- und Heizungsgroßhandels. Deren Kunden unterstützt man zusätzlich mit Service-Paketen für Planung, Montage und Inbetriebnahme. Zudem treibt das Unternehmen nach innen wie nach außen Innovationen voran. Jüngstes Beispiel: der Aufbau einer Fertigung für Zewo Lambda Wärmepumpen innerhalb von acht Monaten am Standort Remagen. „Wir müssen neue Geschäftsmodelle in kürzester Zeit umsetzen. Da muss das ERP-System mitziehen und sich von uns anpassen lassen“, so Wisskirchen. Die Leitlinien für die digitale Zukunft der Unternehmensgruppe gibt die Geschäftsleitung vor. Zu ihr gehört auch die Leiterin der Unternehmenskommunikation Silke Ziegler: „Wir wollen nicht nur die Bedürfnisse unserer Kunden erfüllen, wir versuchen sie zu antizipieren.“ Neben Produktion und Services investiert das Unternehmen daher in die Entwicklung von Software und Apps für Außendienst, Handelspartner und Lieferanten. „Solche digitalen Lösungen helfen, uns zu differenzieren. Proalpha ist dafür die Basis“, so Ziegler. Und je mehr Tools es werden, umso wichtiger ist eine zentrale Datenhaltung der Stamm und Bewegungsdaten im ERP-System. Für alle Kernprozesse fungiert die Software als Datendrehscheibe und zentrales Produktdateninformationssystem. Sobald dort neue oder aktualisierte Stammdaten hinterlegt und freigeschaltet sind, fließen sie automatisch in diverse angeschlossene Systeme, etwa in die Produktwelt-App für Handwerker im Außendienst oder in die Preislisten, die der Handel über eine zentrale Branchenplattform für Produktinformationen abruft. „Ein Klick und alles wird automatisch aktualisiert. Das Versenden von Listen mehrmals im Jahr ist Geschichte“, so Wisskirchen.
Mehr Geschwindigkeit in der Logistik
Zewotherm muss einerseits große Bestellungen seiner Großhandelskunden ab Lager bedienen können, andererseits auch kleine Einzelorders, die als Streckengeschäft direkt an die Baustelle geliefert werden. Dann gilt es OEM-Produktpakete zusammenzustellen, entsprechend zu belabeln und zu verschicken. Ein Viertel der Aufträge übernehmen direkt Vorlieferanten, wiederum als Streckengeschäft. Gerade diese Komplexität macht es umso wichtiger, jeden Auftrag von Anfang an richtig einzuordnen, die optimale Versandart festzulegen und in die entsprechenden Prozesse einzusteuern. Für Aufträge, die der Großhandel per EDI platziert, läuft all dies schon voll automatisiert in Proalpha: Auf Basis des errechneten Gesamtgewichts und Volumens wird ein Auftrag automatisch für den Paketversand freigeschaltet und direkt ans Lager überstellt. „All das, ohne dass ein Sachbearbeiter den Auftrag anfassen muss“, so Wisskirchen.
Automatisierung über Unternehmensgrenzen hinweg
Für die interne Auftragsbearbeitung zwischen Vertrieb, Einkauf und Finanzbuchhaltung hat das Unternehmen ebenfalls ein Workflowmanagement etabliert. Das Ergebnis: „Jeder Mitarbeiter im Innendienst kann heute 250 Prozent mehr Aufträge abwickeln als noch 2014“, berichtet Wisskirchen. Insgesamt ermöglichen die Workflows eine Vielzahl an zeitsparenden, internen Prüfungen, wie z.B. des Kreditlimits. Um Kreditlinien festzulegen und vor Insolvenzrisiken gewarnt zu sein, nutzen einige Tochtergesellschaften die im ERP-System integrierte Wirtschaftsauskunft mit Creditreform. Die Vorteile der Automatisierung beschränken sich nicht auf einzelne Unternehmen. „Dank der Intercompany-Möglichkeiten in Proalpha haben wir jederzeit volle Transparenz über die gesamte Gruppe hinweg“, sagt Wisskirchen. Übergibt ein Tochterunternehmen einen Auftrag an ein anderes als Streckengeschäft, gleicht die ERP-Lösung automatisiert Lagerbestände ab, erstellt Produktionsaufträge und hinterlegt Liefertermine. Im Gegenzug erhält die beauftragende Gesellschaft wiederum den Beleg zur Rechnungskontrolle. Der Belegaustausch zwischen den ERP-Mandanten erfolgt über die Integrationsplattform Integration Workbench (INWB). Wisskirchen bestätigt: „Durch digitale Prozesse zwischen unseren Unternehmen haben wir deutlich an Geschwindigkeit gewonnen.“
Kundenspezifische Preisfindung
Die komplexe Vertriebs- und Kundenstruktur innerhalb der Gruppe schlägt sich auch auf die Preisfindung durch: Eine einfache Kategorisierung in Kundengruppe A, B oder C genügt nicht. Tatsächlich sei jeder Kunde individuell zu betrachten, erklärt Wisskirchen: „Wir benutzen sämtliche Mechanismen, die uns Proalpha für die Preisfindung anbietet.“ Im ERP-System könne man bis ins Detail Kundenrabatte, Rabattgruppen, Sonder- und Aktionspreise hinterlegen. Um auch weiterhin schnell und flexibel zu agieren, will die Unternehmensgruppe außerdem künftig stärker auf KI und Microservices setzen. Ein Upgrade auf ein neues Release sei daher bereits fest eingeplant.
