Seit 45 Jahren ‚unter Strom‘

‚Wenn du zum Kunden gehst – vergiss die Überschuhe nicht.‘ Frei nach Nietzsche ist das einer der Leitsätze aus dem Weidich-ABC. Die Weidich Haustechnik GmbH feierte in diesem Jahr ihr 45-jähriges Bestehen. Seit 2002 arbeitet der Haller Betrieb nun mit der Branchensoftware Labelwin. Das Fazit, das Geschäftsführer Guido Weidich nach acht Jahren Nutzung zieht, lautet: ‚Ohne geht gar nichts.‘
Die Weidich GmbH, ein Handwerksbetrieb für Haustechnik im Norden des Kreises Gütersloh, plant, liefert, installiert, wartet und repariert die Technik in Privathaushalten und Unternehmen. Dazu gehören Elektrotechnik und Beleuchtung, Heizungs- und Lüftungsanlagen, Bäder und Toiletten, Wasserver- und -entsorgung genauso wie Sonnenenergie- und Regenwasser-Nutzungsanlagen, Blitzschutz, Antennenbau und die Kommunikationstechnik von Einbruch- und Brandmeldern über Komfort-Telefonanlagen bis hin zur Netzwerktechnik für EDV. Bei der Weidich GmbH arbeiten Buchhaltung, die Meister und die Bürokaufleute mit Labelwin. „Die Mitarbeiter probieren gerne das Programm. Sie sind neugierig auf neue Funktionen und testen sie auch gleich. Von der Auftragsannahme und Kalkulation bis hin zur Rechnungsstellung, von der Nachkalkulation bis hin zum Controlling, das Zusammenspiel aller Komponenten der Software bringt die Vorteile. Es bietet wirklich alles für eine perfekte Organisation im Handwerk“, sagt Guido Weidich. Mittlerweile wird an zwölf Arbeitsplätzen mit Labelwin gearbeitet. Genutzt werden fast alle Module. „Hier sind Systeme in den Bereichen Projekt-, Kundendienst- und Wartungsverwaltung für uns besonders effektiv. Der Kundendienst ist natürlich ganz wichtig, dabei gibt es die Terminverwaltung und eine vollständige Historie. Kundendienst und Mitarbeitereinsätze kann das Team effektiv planen. Die Zeitwirtschaft bringt 100 Prozent Transparenz im Bereich der Arbeitszeit. Zufriedenstellend sind auch die Auswertungsmöglichkeiten mit Labelwin. Ich weiß zu jeder Zeit, wie sich mein Projekt entwickelt. ELO Digital Office mit der digitalen Archivierung ist auch sehr hilfreich, alles wird gescannt, und die Papierberge werden immer kleiner. Das Suchen hat ein Ende.“

Arbeiten ohne Zettelwirtschaft: das papierlose Büro

Wie ‚papierlos‘ kann ein Betrieb in der Haustechnikbranche heute sein? Dazu sagt Guido Weidich: „Für Handwerksbetriebe wird die Lösung der digitalen Archivierung erst interessant, wenn sie sich mit der im Betrieb eingesetzten Branchensoftware verknüpfen lässt. Nur so findet man sofort am Bildschirm die Informationen wieder, die man sucht – genau an der richtigen Stelle.“ Die Anzahl der zu bearbeitenden Vorgänge im Betrieb steigt ständig. Genauso erwarten die Kunden immer schnellere Antworten. Gute Organisation und zufriedene Kunden setzen einen reibungslosen Informationsfluss im Betrieb voraus. Informationen müssen heute rasch und zuverlässig bearbeitet werden. Rechnungen, Faxe, gedruckte E-Mails, Prüf- und Abnahmeprotokolle und anderes, die Papierflut nimmt kein Ende. Zettel erweisen sich häufig als unzuverlässige ‚Zeitdiebe‘. Wer hat nicht schon mal nach einem Zettel gesucht oder durch das Haus getragen und nachgefragt, ob er angekommen ist? Mit einer in die Software integrierten digitalen Archivierung kann ein Betrieb punkten. Guido Weidich: „Ein Beispiel sind Kundendienstberichte: Der Kunde ruft an, hat Fragen zu seiner Rechnung und mit Knopfdruck ist der unterschriebene Monteurzettel auf dem Bildschirm. Fragen können sofort beantwortet werden, ohne lästiges Hin und Her. Aber auch bei Eingangsrechnungen, Lieferscheinen, Fotos von Baustellen, Ausschreibungsunterlagen oder Artikeln aus Fachzeitschriften wird die digitale Archivierung zum hilfreichen Instrument. Denn weniger Papier bedeutet weniger Stress.“

Erleichternde Hilfe

Konkret sieht der Ablauf so aus: Der Monteur kommt mit dem unterschriebenen Auftragszettel zurück ins Büro. Das Dokument wird gescannt. Die Archivierungssoftware ELO legt den eingelesenen Auftragszettel in die Postbox. Dann übernimmt Labelwin die Zuordnung, ohne weitere Eingabe. Positiv ist für den Elektroinstallateurmeister dabei die einfache Handhabung des Programms: „Neue Mitarbeiter haben kein Problem, sich zurechtzufinden, wenn sie bereits einmal mit einem Computer gearbeitet haben.“

Fazit

Von einem modernen und leistungsfähigen Handwerksbetrieb wird heute einfach mehr erwartet, als nur die Technik zu liefern und zu pflegen: „Unsere Kunden wollen einen verlässlichen Partner und das in jeder Beziehung. Bei uns läuft das Geschäft gut, aber wir haben auch einen hohen Arbeitseinsatz und feste Grundsätze“, erklärt der Betriebswirt des Handwerks. „Und dazu eine Unternehmensorganisation mit einer schlanken Verwaltung, die uns positiv in die Zukunft blicken lässt.“