Mit vernetzten Prozessen in die digitale Zukunft

Die Arendt, Mildner & Evers GmbH, kurz AME-Technik genannt, mit Sitz in Hameln ist ein überregional tätiger, mittelständischer Partner für die Technische Gebäudeausrüstung bei Privat- sowie Geschäftskunden.

Um das Zusammenwirken der internen und extern gerichteten Arbeitsabläufe zu harmonisieren und nachhaltig zu beschleunigen hat sich das Unternehmen 2016 für eine Reorganisation der hausinternen IT entschieden. Dabei sollte die pds Software die Basis bilden, um die bislang heterogenen Strukturen in der Systemlandschaft abzubauen und eine durchgängige Systemunterstützung im gesamten Wertschöpfungsprozess zu schaffen. Heute herrscht nicht nur vollständige Informations- und Prozesstransparenz zwischen den Prozessbeteiligten, in Teilbereichen wie bei der Angebotserstellung und Auftragsabwicklung konnten die Arbeitsschritte sogar um bis zu einem Drittel verschlankt werden.

AME-TECHNIK ? dies steht seit über 125 Jahren synonym auch über die Region Hameln hinaus für Service-Excellence rund um die technische Gebäudeausrüstung ? vom Einfamilienhaus bis zum industriellen Großprojekt. (Bild: AME-Technik Arendt, Mildner & Evers GmbH)

Als Spezialist u.a. für energieeffiziente Heizungstechnik, Lüftungs- und Klimatechnik, Rohrleitungsbau sowie Sanitär- und Elektrotechnik verbindet das Unternehmen modernste Technik mit der Expertise aus über 125 Jahren Verfahrens- und Betriebspraxis. Das Leistungsspektrum des 45-köpfigen Teams reicht von der Planung über die Konzept- und Energieberatung bis zur Ausführung und dem Service von Gewerken der Technischen Gebäudeausrüstung.

Angebotsprozess über 30 Prozent verkürzt

Seit 1998 setzt AME-Technik bereits auf Handwerkersoftware aus dem Hause pds. Diese kam jedoch bis 2016 überwiegend in der Buchhaltung und in der Verwaltung zum Einsatz. Die Abläufe z.B. im Vertrieb, Einkauf, Kundendienst oder in der Ressourcenplanung wurden bis dato noch weitgehend über Insellösungen abgebildet, welche die Automatismen in der Abwicklung und einen ganzheitlichen Blick auf die laufenden Prozesse kaum möglich machten. „Das wollten wir ändern“, kommentiert der Geschäftsführer Lars Steding. „Der ganzheitliche Umstieg auf die pds Software bot uns in unserem Tagesgeschäft eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber unserer bisherigen veralteten Software – und auch gegenüber anderen Lösungen. So haben wir im Sinne eines reibungslosen Prozessablaufes die Möglichkeit geschaffen, dass wirklich jeder Mitarbeiter an seinem jeweiligen Arbeitsplatz einen schnellen und direkten Zugriff auf die Software und benötigte Daten hat.

Ein 45-köpfiges Team aus Ingenieuren, Technikern, Meistern und Facharbeitern sorgt bei AME-Technik für eine zuverlässige, durchdachte, betriebssichere und umweltgerechte Realisierung von versorgungstechnischen Anlagen. (Bild: PDS Programm & Datenservice GmbH)

Die in dem Zuge realisierte Datanorm-Schnittstelle ermöglicht uns zudem, die tagesaktuellen Preise vom Großhandel in die pds Handwerkersoftware einzulesen. Dadurch entfällt die lästige Angebotsanfrage bei verschiedenen Großhändlern, um dem Kunden ein valides Angebot zu erstellen. Allein an dieser Stelle haben wir die Arbeitsschritte um ein Drittel reduzieren können“, gibt der Firmenchef ein Beispiel. Die pds Software kommt beim Unternehmen inklusive der passenden Service App mit den Modulen Einkauf, Aufmaß, Ressourcenplanung, Angebots-, Auftrags- und Rechnungsmanagement sowie Service- und Vertragsmanagement zum Einsatz. Schon bei der Einführung zeigten sich die Stärken der pds Software: Dank dem modularen Aufbau und der durchgängigen Arbeitsweise lässt sich die Anwendung sehr flexibel an sich wandelnde Unternehmensabläufe und Anforderungen anpassen. Teure und zeitintensive Schulungen für andere Anwendungen gehören damit der Vergangenheit an. Dadurch, dass jede Abteilung auf den jeweiligen Anwendungsfall bezogene, individualisierte Schulungen erhielt und zusätzlich ein telefonischer Support jederzeit für Rückfragen im Tagesgeschäft zur Verfügung stand, verlief die Umstellungs- und Einarbeitungsphase sehr reibungslos.

Digitaler Kundendienst in Echtzeit

Mit der Systemumstellung wurden auch die Arbeitsabläufe in Service und Kundendienst reorganisiert. Die pds Software in Kombination mit der pds Service App, die als mobiler Ableger speziell den Kundendienstprozess der Monteure vor Ort beim Kunden erleichtern soll, sorgt seither für eine deutlich schnellere Abwicklung von der Auftragserfassung über die Auftragserstellung bis zur Auftragsabwicklung und anschließender Fakturierung. „Die Service App ergänzt unser Tagesgeschäft im Kundendienst in optimaler Weise. Früher mussten wir die Monteure anrufen, um sie über neue Aufträge zu informieren. Die Auftragsunterlagen haben sie sich dann bei komplexeren Aufträgen im Anschluss aus der Firma rausholen müssen. Heute übermitteln wir den Auftrag mit allen wichtigen Details, Anschriften und Ansprechpartnern direkt auf das Tablet des jeweiligen Mitarbeiters und der Monteur kann sich damit direkt zum nächsten Einsatzort navigieren lassen“, führt Lars Steding aus. „Auf der Baustelle kann der Monteur dann gleich die Leistungen digital erfassen und in Echtzeit zur weiteren Bearbeitung an die Verwaltung übermitteln. Dies beschleunigt nicht nur den Abrechnungsprozess, sondern erlaubt uns auch eine sehr komfortable Dokumentation und Nachverfolgung der bislang recht intransparenten, ‚analogen‘ Kundendienstprozesse.“ Die online und offline nutzbare Mobilanwendung pds Service bietet AME dafür ein mobiles Informations-Cockpit, welches den entsprechenden Außendienstmitarbeiter jederzeit und überall mit allen verfügbaren Kunden- und Projekt-relevanten Daten versorgt – ob Informationen zur Projekthistorie, Auftrags-/Stammdaten oder Dokumentationen zur Baustelle. Damit können Arbeitszeiten und Leistungen noch direkt vor Ort vom Kunden über das Mobilgerät gegengezeichnet werden. Unterstützung bietet die Service App darüber hinaus u.a. bei der Tourenplanung, bei der Übermittlung von Auftragsdaten oder bei dem mobilen Druck von den passenden Auftragsbelegen.