Kaufmännische Software: Automatisierte Workflows für strukturierte Abläufe

Kaufmännische Software

Automatisierte Workflows für strukturierte Abläufe

Im Alltag erleben wir täglich, wie moderne Werkzeuge auf der Baustelle die Arbeit erleichtern. Ein Schritt, der ebenfalls in der Verwaltung erfolgen muss. Denn Unternehmer, die erforderliche Betriebsprozesse erfolgreich umsetzen, sind die Gewinner der Digitalisierung. Unabhängig von der Unternehmensgröße ist dies die größte Herausforderung der nächsten Jahre. Das kann nur mit einem richtigen Werkzeug und begleitender Unterstützung erreicht werden – entsprechende Dienstleister sollten die Branche selbst kennen.

 (Bild: Ziemer GmbH Elektrotechnik & Softwareentwicklung)

(Bild: Ziemer GmbH Elektrotechnik & Softwareentwicklung)

Der Einsatz einer Branchensoftware inklusive mobiler Lösung allein reicht nicht aus. Neben Software und Dienstleistungen tragen vor allem effiziente Prozesse dazu bei, diese Ziele zu erreichen. Mit der Integration der Prozesse in die Software werden Mitarbeiter automatisch im Arbeitsablauf geführt und falsche Vorgehensweisen verhindert. Eine Software, die das gesamte Spektrum eines Elektrofachbetriebes und die Probleme innerhalb der betriebswirtschaftlichen Abläufe kennt, ist für diese Aufgabe entscheidend. Auch der Wissenstransfer zwischen Softwarehersteller und Kunden ist ein ausschlaggebender Faktor. Was früher ein aufwändiger und zeitraubender Prozess innerhalb der Kommunikation und Dokumentation war, können moderne Systeme zeitnah, automatisiert, einfach und flexibel übernehmen.

Über die zugehörige App SCC-Mobil erhält der Anwender auf der Baustelle oder beim Kunden alle relevanten Informationen auf sein mobiles Endgerät. (Bild: Ziemer GmbH Elektrotechnik & Softwareentwicklung / TeDo-Verlag GmbH)

Über die zugehörige App SCC-Mobil erhält der Anwender auf der Baustelle oder beim Kunden alle relevanten Informationen auf sein mobiles Endgerät. (Bild: Ziemer GmbH Elektrotechnik & Softwareentwicklung / TeDo-Verlag GmbH)

Software mit Erfahrung

Als Hersteller mit fast 30 Jahren Softwareerfahrung und über 50 Jahren Praxis als Elektromeisterbetrieb bietet Ziemer Softwarelösungen für jede Unternehmensgröße im Elektrohandwerk an. Die Branchensoftware SCC-Control 4.1 unterstützt Betriebe dabei, kaufmännische und technische Abläufe sicher umzusetzen. Das beginnt bereits mit der Auftragserfassung. Alle Kundenanfragen werden in der Software erfasst, egal ob es zu einem Auftrag, einer Angebotserstellung oder zu einer Stornierung der Kundenanfrage kommt. Das Ziel dabei: Nichts soll verloren gehen. Gleichzeitig kann im Nachhinein ausgewertet werden, welcher Kunde wie viele Anfragen stellt und auch wie viele dieser Anfragen am Ende auch wirklich in einem Auftrag oder einem abgeschlossenen Projekt enden. Mit der Branchensoftware und der integrierten Schnittstelle zum Leistungskatalog SCC-Calc wird außerdem das Kalkulieren und Auspreisen von Angeboten sowie GAEB- Ausschreibungen erleichtert. LVs jeglicher Art können durch die automatische Kalkulation übersichtlich von jedem vorbereitet und im Anschluss von einer ausgebildeten Fachkraft korrigiert und freigegeben werden.

Die Zukunft ist papierlos

Zeitgemäße und effiziente Erfassung findet papierlos statt. Und am besten immer dort, wo erfasst wird – also auch direkt auf der Baustelle oder beim Kunden. Aufträge und Projekte können daher in SCC-Control 4.1 erstellt und über den Terminplaner dem jeweiligen Techniker zugewiesen werden. Dieser erhält alle relevanten Informationen inklusive Routenplan auf sein mobiles Endgerät (unabhängig vom Betriebssystem). Dies geschieht extra über die zugehörige App SCC-Mobil 4.1. Nach der digitalen Erfassung aller Daten, wie Arbeits- und Fahrzeiten, Material, Aufmaß etc. für den jeweiligen Auftrag oder das jeweilige Projekt, wird der automatisch generierte Arbeitsbericht mit der Unterschrift vom Kunden sowie Techniker abgeschlossen und direkt per E-Mail an den Kunden versendet.

Keine Buchung ohne Beleg

Das digitale Erfassen der Lieferscheine und Lieferantenrechnungen ist auf Grund der integrierten B2B-Schnittstellen (UGL, UGL-FTP) einfach: Daten abrufen, digitalen Lieferschein oder Lieferantenrechnung aus der Liste heraussuchen, auf Mausklick importieren und buchen. Aber Achtung: Auch in der Zeit der Digitalisierung gilt weiterhin: „Keine Buchung ohne Beleg!“ Das heißt der Originallieferschein sowie die Originalrechnung (in PDF- oder Papierform) müssen vorhanden und die Lieferung auf Vollständigkeit geprüft worden sein. Um das Controlling zwischen Materiallieferung und Verrechnung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, die Erfassung der Lieferscheine und die Erfassung der Lieferantenrechnungen von verschiedenen Mitarbeitern bearbeiten zu lassen.

Rechtevergabe für gezielte Abläufe

Durch die Möglichkeit, verschiedene Benutzerrechte für einzelne Mitarbeiter zu vergeben, lassen sich gezielt Abläufe innerhalb des Unternehmens steuern. So wird z.B. festgelegt, dass bestimmte Mitarbeiter nur das Material, welches bereits für Aufträge oder Projekte von der Fachkraft kalkuliert wurde, bestellen dürfen. So kann verhindert werden, dass jeder wie er mag Material bestellt, somit das Lager unnötig vergrößert und damit das gebundene Kapital erhöht wird. Der Besteller braucht nur in der Branchensoftware die benötigten Materialien aus dem bereits kalkulierten Angebot auf Mausklick direkt in die Bestellung übernehmen – entweder komplett, nach Bauabschnitten oder auch nur einzelne Artikel. Ein weiterer Vorteil kommissionsbezogener Bestellungen: Auch Mitarbeiter, die keine ausgebildeten Elektrofachkräfte sind, können Materiallieferungen problemlos annehmen und dem jeweiligen Auftrag oder Projekt zuordnen.

Mehrteilige Controlling-Mechanismen

Ein weiteres Controlling erfolgt automatisch bei der Rechnungsstellung an den Kunden. Die Branchensoftware prüft dabei automatisch, ob alles, was auf einen Auftrag oder ein Projekt an Material und Zeit gebucht wurde – egal ob per App oder händisch – auch wirklich verrechnet wurde. Wurden Zeiten und Material nur erfasst, aber noch nicht gebucht, wird dies vom SCC-Control 4.1 automatisch erkannt und bei der Rechnungserstellung angezeigt. Einmal in der Branchensoftware bzw. durch eine mobile Lösung erfasste Daten finden an den verschiedensten Stellen ihre Verwendung. Erfasste Arbeitszeiten dienen z.B. nicht nur für die Rechnungsstellung an den Kunden, sondern gleichzeitig für die Stundenauswertung und damit für die Lohnzahlung der Mitarbeiter. Daten im Bereich Material dienen ebenfalls verschiedenen Auswertemöglichkeiten, wie z.B. Bestellungen im Lieferverzug, offene Lieferantenrückläufe oder Artikelumschlagshäufigkeiten. Auch die Unternehmenskennzahlen bekommt der Chef auf Knopfdruck aus dem Programm.

ZIEMER GmbH Elektrotechnik & Softwareentwicklung
www.ziemer.de

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