Elektronisches Dokumenten-Archiv und digitale Kommunikation
Elektro-Branchensoftware Streit V.1:
Dank dem Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) sind Geschäftsvorgänge einfach nachvollziehbar, Dokumente können nicht mehr verloren gehen und Arbeitsabläufe werden erheblich vereinfacht. Moderne kaufmännische Branchensoftwarelösungen wie Streit V.1 Elektro besitzen neben den klassischen Programmen (Kalkulation, Auftragsbearbeitung…) ein solches Dokumentenmanagementsystem. Durch die vollautomatische Archivierung ausgehenden Dokumente und die einfache Archivierung eingehender Dokumente, perfektioniert der Anwender nicht nur seine Betriebsorganisation, sondern er kommt zugleich den gesetzlichen Verpflichtungen nach.
Voraussetzung für ein funktionierendes und arbeitserleichterndes digitales Archiv ist das abgestimmte Zusammenspiel der unterschiedlichen Programmbereiche. Integrierte Lösungen, die alle Bereiche abdecken, spielen hier gegenüber Einzellösungen deutlich ihre Vorteile aus. Die Branchensoftware Streit V.1 verbindet diese einzelnen Bestandteile der Softwarelösung miteinander. Dazu gehören u.a. die Bereiche Auftrags-/Serviceabwicklung, Angebotskalkulation, Baustellenabrechnung und -überwachung sowie die Kommunikation (per Fax, E-Mail, SMS oder Telefon), Terminplanung, Dokumentenarchivierung, Zeiterfassung, mobilen Auftrags- und Serviceabwicklung und letztlich auch die optionale Finanzbuchhaltung.
Kommunikation – all inclusive
Alle ein- und ausgehenden Dokumente, wie z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen oder Rechnungen – ob per E-Mail oder Fax – können automatisiert aus der Software Streit V.1 heraus verarbeitet und archiviert werden. Dabei sorgt die automatische Archivierung dafür, dass sämtliche ausgegebenen Dokumente in Originaloptik beim entsprechenden Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und bei dem Projekt/ der Baustelle gespeichert werden. Die archivierten Dokumente können jederzeit am Bildschirm abgerufen werden, sodass das zeitaufwändige und mühsame Suchen in dicken Ordnern ‚Schnee von gestern‘ wird.
Der besondere Clou bei ausgehenden Dokumenten
Besonders clever gelöst: Alle ausgehenden Dokumente wie Rapportzettel, Belege, Aufmaßblätter, Lieferscheine usw. werden automatisch mit einem Barcode versehen. Damit lassen sich vom Kunden unterschriebene Dokumente (wie z.B. Lieferscheine oder Rapportzettel) einscannen und automatisch durch Auslesen des Barcodes dem entsprechenden Archiv zuordnen. Auch der sonstige eingehende Schriftverkehr im Handwerk durchläuft die Archivierung. Selbst Dateien aus anderen Programmen (CAD, Excel, usw.) können im Dokumentenarchiv gespeichert werden.
