Eine zentrale Herausforderung vieler Handwerksbetriebe liegt darin, eine effiziente, durchgängig digitale Verbindung zwischen Mitarbeitern im Außendienst und im Büro zu ermöglichen. „Mit Hilfe mobiler Anwendungen für Tablet und Smartphone können Handwerksbetriebe nicht nur zeit- und standortunabhängig auf alle projektrelevanten Daten zugreifen, sondern auch Auftragsdetails, Aufgaben oder Notizen direkt auf der Baustelle erfassen, Leistungen dokumentieren und in Echtzeit an das Büro übermitteln. Das reduziert Papieraufwand und sorgt für Transparenz und schnelle, fehlerfreie Abläufe“, erklärt Sarah Tietjen, Head of Marketing bei PDS. „Neben der PDS Software für den Einsatz im Büro unterstützen wir Handwerksbetriebe bei der täglichen Routine auf der Baustelle mit digitalen Diensten u.a. in den Bereichen Kundendienst, Materialwirtschaft, Lager, Werkzeugverwaltung, CRM, Projekte/Bautagebuch, Arbeitszeiten, Urlaubsverwaltung, Lohnbelege oder mobile Rechnungsfreigabe.“
Mehr Effizienz in Service und Wartung
Mit der App des Entwicklers erhalten Mitarbeiter im Service nicht nur mobilen Zugriff auf Auftrags- und Projektdaten, sondern auch ein digitales Werkzeug an die Hand, mit dem sie den Service-, Kunden- und Wartungsdienst im betrieblichen Alltag abdecken können. Änderungen in der Planung, Notdienstaufträge oder Objekt- und Anlagedaten können über die App live auf die Mobilgeräte übermittelt werden, so dass die Mitarbeiter auch unterwegs auf dem neuesten Stand sind. Felix Drawer, Monteur im Bereich Sanitär, Heizung und Klimatechnik bei Betz Technik aus Oberhessen, weiß die digitale Vernetzung über die App zu schätzen: „Ist der Auftrag erledigt, müssen wir keine Stundenzettel mehr schreiben, sondern erfassen die Arbeitszeiten und verwendeten Materialien digital über das Tablet. Dafür müssen wir noch nicht mal etwas händisch schreiben, das funktioniert ganz einfach über Spracheingabe. Sind Material und Zeiten einmal erfasst, lassen wir uns die Auftragsabwicklung vom Kunden auf dem Tablet gegenzeichnen und ich schicke ihm direkt aus der App heraus einen entsprechenden Beleg per E-Mail.“ Der erfasste Serviceauftrag kann somit direkt nach Abschluss ans Büro digital übermittelt und abgerechnet werden. Mit führenden Lösungen für Überstrom- und Überspannungsschutz erhöht Mersen die Betriebssicherheit in Industrie und Gebäuden. ‣ weiterlesen
WIR SCHÜTZEN IHRE ANLAGEN
Arbeitszeit und Urlaubsverwaltung
Den Mitarbeitern im Außendienst steht gleich eine ganze Reihe von digitalen Diensten von PDS zur Verfügung. Sie ermöglichen u.a. den Einblick in eigene Verdienstnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen, eine einfache Urlaubsverwaltung mit digitalem Freigabeprozess sowie den Zugriff auf das jeweilige Zeitkonto und die Stundenauswertung. Die Stundenerfassung der Mitarbeiter erfolgt bei Lührs Elektrotechnik in Osten-Isensee über die Mitarbeiter App. Die Mitarbeiter buchen sich einfach ein, hinterlegen ihre Pausenzeiten und erfassen das Arbeitsende. Die Zeiten werden dabei direkt den Baustellen bzw. Serviceaufträgen zugeordnet, so dass die Kollegen im Büro diese nur noch in die Stundenauswertung übernehmen brauchen. „Für uns fällt damit die lästige Zettelwirtschaft weg. Es braucht niemand mehr Stunden händisch erfassen, sie werden direkt in das System eingegeben, so dass wir diese nur noch prüfen müssen. Das erspart uns so viel Zeitaufwand“, erläutert Anna-Lena Lührs, die in dem Familienbetrieb für die Buchhaltung und die Personalverwaltung zuständig ist. „Unsere Urlaubsverwaltung bilden wir ebenfalls über die PDS Mitarbeiter App ab. Darüber können unsere Mitarbeiter einfach und bequem einen Urlaubsantrag stellen, die Zahl der verbleibenden Urlaubstage einsehen oder den Status des Freigabeprozesses verfolgen.“
Digitale Bestandsführung
Auch die Lager-, Material- und Werkzeugverwaltung wird mit Unterstützung einer mobilen App erleichtert. Ob Warenlieferungen, Artikelerfassungen oder Entnahmen, sämtliche Artikelbewegungen werden mit Hilfe von Mobilanwendungen digital erfasst und dokumentiert. Zur Unterstützung der Lagerverwaltung kommt bei Betz Technik die PDS Lager App auf MDE-Geräten zum Einsatz. Darüber lassen sich Materialien per QR-Code ein- und ausbuchen. Die digitale Bestandsführung macht es dem Team einfacher, immer die optimalen Mengen vorzuhalten und benötigte Materialien nach Erhalt der Bedarfsmeldung ohne Rüstzeiten fertig zu kommissionieren. Bei der Kohl GmbH Heizungsbau aus Mainaschaff kommt neben dem Kundendienst die PDS App für die Werkzeugverwaltung zum Einsatz. Alle Werkzeuge bei Kohl verfügen über einen individuellen QR-Code der bei Entnahme oder Rückgabe über das Mobilgerät gescannt wird. So hat jeder Monteur immer über die App im Blick, wer welches Werkzeug hat und wie lang es wo im Einsatz ist – und es muss kein Monteur mehr den Kollegen hinterherlaufen, um zu erfragen, wo sich welches Werkzeug gerade befindet.
Mobile Rechnungsfreigabe
Der Außendiensteinsatz gehört zum Alltag vieler Bauleiter oder Geschäftsführer. Damit sich Prüf- und Freigabeprozesse von Rechnungen nicht verzögern, hat PDS ebenfalls eine mobile Rechnungsfreigabe in die Mitarbeiter-App integriert. So lassen sich Eingangsrechnungen mit allen wichtigen Informationen wie Belegbild, Rechnungs- und Fälligkeitsdaten, Skontofristen, oder die für die Freigabe zuständige Person direkt über die App ersehen, um die Prüfung und Freigabe zeitnah zu ermöglichen. Dadurch lassen sich nicht nur Skontofristen etwa bei größeren Materialbestellungen wahren, sondern auch ein lückenloser Rechnungsworkflow realisieren.
