Nach dem ‚Was‘ kommt das ‚Wann‘
Als klar war, welche Lösung ins Haus kommt, bestand die Herausforderung darin, die neue Software bereits zum 1. Januar 2016 zu installieren und für volle Funktionsfähigkeit zu sorgen. Das Unternehmen investierte in diesem Zug auch in einen neuen Server, dessen Einrichtung die Techniker der Streit-Datentechnik übernahmen. Zusätzlich schaffte der Betrieb neue Arbeitsplatz-PCs an und rüstete für ein ergonomischeres Arbeiten an jedem Platz einen zweiten Monitor nach. Die Techniker stellten im Rahmen einer Organisationsberatung alle laufenden Prozesse des Unternehmens zusammen und berieten sich mit den verantwortlichen Mitarbeitern und dem Geschäftsführer über die Umsetzung innerhalb der Software. Für die Mitarbeiter wurden kurzfristig Einsteigerseminare gebucht, sodass die Ausbildung des Teams bereits im Dezember starten konnte. Zusätzlich vertieften Außendienstberater vor Ort verschiedene Themen, wie die Finanzbuchhaltung und die Archivierung. Die Vorgehensweise bei verschiedenen Arbeiten wurde Stück für Stück nach dem Prinzip ‚Learning-by-Doing‘ vermittelt.
Übernahme der Stammdaten
Von besonderer Bedeutung war auch in diesem Zusammenhang die Stammdatenübernahme. Diese wurde über eine Excel-Tabelle, die von der vorherigen Software ausgegeben wurde, vorgenommen. Die Daten konnten eins zu eins übernommen werden. Lediglich kleinere Korrekturen wurden vorgenommen. So konnte die Vor-Ort-Schulung der Mitarbeiter von Anfang an mit Live-Daten aus dem eigenen Betrieb stattfinden. „Der Lerneffekt war dadurch optimal und die Lernkurve steil“, resümiert Wolfgang Metzger. Durch schnelle Reaktionszeiten und umfassendes Knowhow der zuständigen Mitarbeiter erfolgte der Software-Wechsel pünktlich und ohne Zwischenfälle zum neuen Jahr.
Erleichterungen im Arbeitsalltag
Insgesamt wird an zehn Arbeitsplätzen mit Streit V.1 gearbeitet. Eine Erleichterung für das Team ist das Archiv, in dem alle Daten, Informationen und Unterlagen zu Kunden, Projekten, Objekten und Mitarbeitern sicher aufbewahrt werden. Für den Zugriff auf einen Archiveintrag muss kein zweites Programm gestartet werden. Das Archiv ist in jede Programmmaske integriert. Die letzte Korrespondenz mit einem Kunden z.B. kann dadurch direkt aus dem Datensatz des Kunden heraus aufgerufen werden. Alle Unterlagen sind im Originalformat und zusätzlich als PDF-Datei archiviert. Scans von Rechnungen und anderen Belegen werden per OCR-Texterkennung maschinenlesbar gemacht und direkt verschlagwortet. Die Richtlinien der GoBD werden mit dieser Archivierung ausnahmslos eingehalten. „Wenn in einer gescannten Lieferantenrechnung ein exotischer Artikel vorkommt, den ich dringend brauche, kann ich mithilfe der Archiv-Suche über alle Archiv-Dokumente hinweg suchen“, erläutert Wolfgang Metzger. „Dank Texterkennung ist der Artikel im gescannten Dokument auffindbar und der Archiveintrag per Doppelklick sofort einsehbar.“ Durch die Vollintegration in die ERP-Software spart sich der Betrieb sowohl die Anschaffung einer externen Dokumenten-Management-Anwendung als auch die Schnittstellenpflege, zusätzliche Schulungen und weitere Kosten.
