Software-Unterstützung auch für den Außendienst

Ideale Schnittstelle zum Außendienst

Als der Anbieter es2000 dann eine webbasierte Mobilitätslösung speziell für den Bereich Service und Instandhaltung entwickelte, stieß diese sofort auf Interesse bei Kittel. „Da waren wir natürlich gleich dran interessiert, weil wir uns davon eine direkte Schnittstelle zu unseren Servicetechnikern im Einsatz versprachen“, erinnert sich der Geschäftsführer. Bis dato wurden nämlich sämtliche Wartungs- und Reparaturberichte auf Papier gedruckt. Dazu mussten die Techniker Arbeitszeiten, Materialverbrauch etc. von Hand festhalten, den Arbeitsbericht vom Kunden nach getaner Arbeit unterschreiben lassen und den Zettel im Büro abliefern. „Die Kolleginnen tippten die ganzen Berichte dann ab und brachten sie so ins System, was natürlich ein enormer Arbeitsaufwand ist, zumal es mit mehreren Technikern und handgeschriebenen Zetteln schnell chaotisch werden kann.“ Typische Probleme waren z.B., dass Wartungsberichte verloren gingen, unleserlich ausgefüllt waren oder nicht zeitgerecht abgegeben wurden. Auch ergaben sich Nachteile für den Außendienstmitarbeiter selbst, wenn er bspw. morgens direkt auf die Baustelle fahren wollte, die Berichte aber am Abend zuvor nicht mitgenommen hatte und deshalb extra noch in die Firma kommen musste. „Wir wollten weg vom Papier und gleichzeitig den für uns so wichtigen Bereich Außendienst nahtlos in unsere digitale Prozesskette integrieren, deshalb waren wir auch hier einer der ersten, die sich für esweb entschieden.“

Fehlerfrei und zeitsparend ins System

Mathias Kittel, Geschäftsführer bei der Firma Kittel Alarm und Sicherheitstechnik, über die Einführung von esweb:

Mathias Kittel, Geschäftsführer bei der Firma Kittel Alarm und Sicherheitstechnik, über die Einführung von esweb: „Wir wollten weg vom Papier und den für uns so wichtigen Bereich Außendienst nahtlos in unsere digitale Prozesskette integrieren, deshalb waren wir auch hier einer der ersten, die sich für esweb entschieden.“ (Bild: Errichter Software GmbH es2000)

Mit esweb bietet Hersteller es2000 seinen Anwendern eine mobile Oberfläche für Smartphone und Tablet-Devices. Bei den Außendienstmitarbeitern der Firma Kittel läuft die Software aktuell auf iPads. Nach dem Log-In sehen die Techniker die Arbeitswoche sowie die offenen Aufträge für jeden Tag. Die Startseite zeigt alle wichtigen Details wie Auftragsnummer und -status, Termin, Kundenname, Anlagenort, Materialbestand oder auch die Kundenmeldung. Der Auftragsstatus kann direkt in der Liste geändert werden. Arbeitsberichte erstellt die Lösung automatisch, indem Techniker vor Ort die Zeiterfassung über einen Zeitstempel auslösen. „Das Ganze ist sehr benutzerfreundlich aufbereitet und wir haben dadurch deutlich an Flexibilität gewonnen“, konstatiert Matthias Kittel. „Wir sind schneller in der Dokumentation und natürlich auch fehlerfreier.“ Auch müsse man jetzt weniger Telefonate führen, da die Techniker von außen auf die Kundeninformationen zugreifen können. Für den Innendienst ergeben sich außerdem viele Vorteile. „Wir können Terminänderungen nahtlos weiterleiten, Informationen zu den Anlagen spontan anpassen und flexibel entscheiden, wer wo hinfährt – das sind schon große Erleichterungen, die mit Papier so nicht möglich wären.“

Transparenz auf allen Ebenen

Mittlerweile gibt Matthias Kittel schon seinen Azubis im dritten Lehrjahr ein iPad mit auf den Weg. Damit auch der Innendienst stets über die Aktivitäten der Techniker informiert ist, ist der Arbeitsschritt jederzeit transparent im esoffice sichtbar. „So wissen wir immer, bei welchem Kunden sich unser Mitarbeiter gerade aufhält und ob er einen Auftrag im festgesetzten Zeitrahmen erfüllen kann“, erklärt Matthias Kittel zufrieden. Ist ein Auftrag ordnungsgemäß erledigt, kann der Kunde zur Bestätigung direkt auf dem Tablet unterschreiben, damit ist der Arbeitsnachweis erfüllt und geht automatisch als Durchschlag an die Mailadresse des Kunden. Die Transparenz habe sich dadurch deutlich erhöht, was sich letztlich auf die Mitarbeiter im Außendienst positiv auswirkt. „Die Kollegen können von unterwegs Arbeitszeiten flexibel eintragen, schauen, wann und wo sie wie lange gearbeitet haben und auch von zuhause ihren Kalender öffnen, um beispielsweise Urlaubsanträge zu buchen.“

 

Autor | Wolfram Wiese,
PR-Fachredakteur,
PRX Agentur für Public Relations GmbH
www.es2000.de

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ES 2000 Errichter Software GmbH
www.es2000.de

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