Einstieg in das digitale Büro
Digitale Zeiterfassung im Handwerk
Der Einstieg in das digitale Büro beginnt für viele Handwerksbetriebe mit der Ablösung der händischen Stundenzettel durch eine digitale Zeiterfassung. Immer mehr Betriebe entscheiden sich für die elektronische Form der Arbeitszeiterfassung im Büro und Außendienst. Damit soll nicht nur der administrative Aufwand durch fehleranfällige Mehrfacherfassungen, Nachbearbeitungen und fehlende Übersicht reduziert werden. Sie soll auch eine valide Datenbasis in Echtzeit und damit eine bessere Planung und Steuerung der gesamten Ressourcenverwaltung sowie aller nachgelagerten Prozesse ermöglichen.
Bild: Carsten Heidmann

Handwerksbetriebe verrichten den Großteil ihrer Arbeitszeit nicht im Büro, sondern auf der Baustelle beim Kunden vor Ort. Entsprechend flexibel müssen Arbeitszeiten und Leistungsnachweise erfasst werden, um den Anforderungen der Dokumentations- und Nachweispflicht nachzukommen. Wer seine Arbeitszeiten noch ganz oder in Teilbereichen in Papierform festhält, weiß um die Probleme, die diese Arbeitsweise im Tagesgeschäft hervorbringt: unleserliche, teils unvollständige Papierbelege, aufwändige Doppelerfassungen oder fehleranfällige Auftrags- und Projektbuchungen verursachen Nachbearbeitungen und sind ineffizient. „Dabei ist eine reibungslose und zuverlässige Erfassung der Arbeitszeiten im Handwerk für eine Vielzahl nachgelagerter Prozesse entscheidend“, betont Alexander Post, Head of Sales bei PDS. „Eine korrekte Projekt- und Lohnabrechnung, ein lückenloses Bautagebuch inklusive der Anwesenheiten, ein stimmiges Projektcontrolling, eine vorausschauende Ressourcenplanung oder eine zeitnahe Rechnungsstellung an den Kunden – all dies erfordert eine präzise und zuverlässige Zeiterfassung. Medienbrüche zwischen analoger Zeiterfassung führen zu einer ineffizienten Ablauforganisation und mangelnden Prozesstransparenz vor allem der wertschöpfenden Abläufe.“

Vorteile der digitalen Zeiterfassung

Die elektronische Zeiterfassung birgt eine ganze Reihe von Vorteilen:

  • Die digitale Erfassung von Arbeitszeiten über mobile Endgeräte ist für Unternehmen und Mitarbeiter einfach umsetzbar und ermöglicht eine direkte Weiterverarbeitung im Büro ohne Zeitversatz.
  • Vollständige Transparenz im Innen- und Außenverhältnis: ob für die Lohnabrechnung der Mitarbeiter, als Dokumentation für Nachunternehmer oder Nachweis für die Leistungsabrechnung mit dem Kunden – sämtliche digital erfassten Zeiten stehen allen Projektbeteiligten nachvollziehbar zur Verfügung.
  • Ausschreibungs- und gesetzeskonforme Arbeitszeitnachweise: Arbeitszeiten sind, z.B. im Hinblick auf Ausschreibungen, das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) oder das Mindestlohngesetz (MiLoG), stichhaltig zu dokumentieren und den zuständigen Prüforganen auf Nachfrage bereitzustellen. Digital erfasste Arbeitszeiten gelten als Dokumentationsnachweis und können ad hoc bereitgestellt werden.
  • Keine unnötigen und fehleranfälligen Doppelerfassungen handschriftlicher Arbeitszettel.
  • Erlaubt im Gegensatz zu händischen Stundenzetteln eine manipulationssichere und transparente Archivierung der erfassten Zeiten.
  • Digital erfasste Arbeitszeiten sind die Voraussetzung für die digitale Verknüpfung mit Geo-Koordinaten, z.B. zur Zuordnung zu Bauprojekten.
  • Vereinfachter Abgleich zwischen Vor- und Nachkalkulation (z.B. Soll-/Ist-Vergleiche).
Der Mitarbeiter wählt bei der Erfassung der Arbeitszeiten per PDS Mitarbeiter App bereits das Bauprojekt aus, für das er gerade tätig ist. Dank intelligenter Logiken unterstützt die App den Mitarbeiter mit konkreten Vorschlägen und Erinnerungen für die nächste Buchung (z.B. Start, Pause, Ende).
Der Mitarbeiter wählt bei der Erfassung der Arbeitszeiten per PDS Mitarbeiter App bereits das Bauprojekt aus, für das er gerade tätig ist. Dank intelligenter Logiken unterstützt die App den Mitarbeiter mit konkreten Vorschlägen und Erinnerungen für die nächste Buchung (z.B. Start, Pause, Ende).Bild: Carsten Heidmann

Digitale Zeiterfassung mit App-Lösung

Mit der digitalen Zeiterfassung ‚PDS Mitarbeiter‘ erhalten Handwerksunternehmen eine Lösung an die Hand, die Flexibilität für individuelle Anforderungen bietet, aber für die Mitarbeiter im täglichen Einsatz einfach bedienbar bleibt. Die Zeiterfassung ist sowohl als stationäre Lösung für das Büro oder die Großbaustelle (z.B. über personalisierte NFC Chips) als auch in der mobilen Anwendung als App verfügbar, um alle im Innen- und Außendienst tätigen Mitarbeiter digital miteinander zu vernetzen. Berechtigungen und Filter steuern, dass der Mitarbeiter in der App nur die Daten und Funktionen sieht, die er für seine Arbeitsroutine benötigt. Während Monteure ihre geleisteten Arbeitsstunden samt Beginn, Ende, Fahrt- oder Pausenzeiten mobil erfassen und erfasste Stunden einsehen können, erhalten Projekt- und Kundendienstleiter in PDS Software z.B. einen detaillierten Überblick darüber, wie die zeitlichen Aufwände für einzelne Baustelle sind oder wie einzelne Mitarbeiter gegen ihre Soll-Arbeitszeiten laufen.

Rundumblick auf Baustellen

Die digital erfassten Daten stehen dabei allen Prozessbeteiligten in Echtzeit zur Verfügung. Die Mitarbeiter im Büro sehen auf einen Blick, ob sich ein Mitarbeiter auf den Weg zur Baustelle macht, den Tätigkeitsbeginn einbucht oder der Einsatz beendet wurde. Neben der Erfassung des Mitarbeiters und des Arbeitsortes wird in der Lösung auch ein Meldungstyp (z.B. Fahrt, Beginn, Pause oder Ende) und der Vorgang (z.B. Bauprojekt) angegeben. Dies erlaubt bei Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung oder bei der Rechnungsstellung auch rückwirkend lückenlose Nachvollziehbarkeit, damit auch Mitarbeiter im Büro jederzeit auskunftsfähig sind. Ob Einzel- oder Gruppenbuchungen – über die Mitarbeiterliste lassen sich schnell und einfach die Mitarbeiter auswählen, die auf einen Vorgang gebucht werden sollen, die entsprechenden Rechte vorausgesetzt. Welche Vorgänge der Projektakte für den jeweiligen Mitarbeiter bebuchbar sein sollen, kann individuell festgelegt werden. Für das anschließende Projektcontrolling lassen sich nicht nur unmittelbare Arbeitszeiten heranziehen, sondern auch um indirekte Kostenbestandteile wie Angebotsbesprechungen, Aufmaße oder Planungen der kaufmännischen Mitarbeiter ergänzen, um eine valide Nachkalkulation sicherzustellen. In der Ressourcenanzeige der durchgängig vernetzten PDS Software lassen sich zudem Zeiterfassungsfilter aufrufen (z.B. Zeitraum, Monteur, Projekt) und die zugehörigen Dokumentationen einsehen, um etwa die geleisteten Stunden mit den fakturierten Leistungen abzugleichen oder individuelle auftrags-, mitarbeiter- oder projektbezogene Auswertungen abzurufen.

Stundenverwaltung in der PDS Projektakte mit Geo-Lokalisation
Stundenverwaltung in der PDS Projektakte mit Geo-Lokalisation Bild: Carsten Heidmann

Geo-Lokalisation

Die Zeiterfassungsdaten lassen sich bei Bedarf mit den Geo-Koordinaten der Mobilgeräte verknüpfen, etwa um eine umkreisbasierte Buchung zu gewährleisten. Ein hinterlegbarer Radius legt fest, in welchem Umkreis um die Baustelle Buchungen vorgenommen werden können. Sollte einmal unterwegs keine Internetverbindung bestehen, können die Daten für eine spätere Übermittlung im Offline-Modus gespeichert werden. Die erfassten Arbeitsstunden fließen anschließend in die PDS Handwerkersoftware, um hier nach der Überprüfung entweder in die Lohn- und Gehaltsabrechnung des PDS Personalwesens oder über die geprüfte Datev-Lodas-Schnittstelle unmittelbar an den Steuerberater übermittelt zu werden.

Definierbare Regelwerke

Bei der Erfassung der Arbeitsstunden wendet die PDS Software automatisch etwaig anfallende Überstunden-, Nacht- und Feiertagszuschläge an. Die Festlegung von Zuschlägen und weiterer Anwendungsregeln erfolgt im Regelwerk der Software. Darin können Regelungen für verschiedene Anwendungsfälle, Lohnarten oder Mitarbeitergruppen hinterlegt werden. So lassen sich etwa Rundungen bestimmen oder Szenarien steuern, wenn Monteure länger als geplant auf den Baustellen unterwegs sind. Die Regeln lassen sich sowohl auf einzelne Lohnarten oder auch auf alle Mitarbeiter anwenden. Die definierten Regeln werden bei der Prüfung der Arbeitsstunden automatisch herangezogen. Ebenso werden über die Entfernung zwischen Betriebsstätte und Baustelle sowie die Abwesenheitszeit die im Handwerk üblichen Auslösezonen ermittelt und vorgeschlagen. Eine Arbeitserleichterung stellt auch die Übernahme von Zeiten aus der Ressourcenplanung dar. So haben Anwender die Möglichkeit, Termine spezifischer Termintypen aus der Ressourcenplanung direkt als Stundenbuchung in die Stundenerfassung zu übernehmen. Das ist besonders praktisch, wenn die Abwesenheiten z.B. bei Urlaub oder Krankheit eingepflegt werden.

Autorin | Sarah Tietjen, Head of Marketing, PDS GmbH

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