Herr Lüthe, wie kam es dazu, dass Digitalisierung für Sie ein Thema wurde?
Stephan Lüthe: Als ich den Betrieb von meinem Vater übernommen habe, war vieles noch sehr klassisch organisiert – handschriftliche Zettel, verstreute Informationen, ein übervoller Schreibtisch. Wenn ein Kunde anrief, wurde das auf Notizzetteln festgehalten. Wenn ein Kunde nachhakte, konnte es passieren, dass niemand mehr genau wusste, wo die Notiz geblieben war. Ich wollte das strukturierter angehen – mit mehr Übersicht, weniger Fehleranfälligkeit und digitalen Prozessen, die den Alltag leichter machen. Für unser junges Team ist das Smartphone ohnehin das zentrale Arbeitsmittel. Mit der digitalen Einsatzplanung können Termine heute direkt an die Monteure übermittelt werden – inklusive Navigation, Kontaktdaten und Aufgabenbeschreibung. Niemand muss mehr über das Büro gehen, um an Infos zu kommen. Das spart Zeit, Nerven und Fehler. Und nicht zuletzt: Ich habe eine junge Familie. Ich wollte nicht mehr jeden Abend im Büro sitzen, um Angebote zu schreiben oder Projekte zu planen. Mit den digitalen Services von Sonepar kann ich all das heute flexibel vom Laptop aus erledigen.
Welche digitalen Tools setzen Sie ein und wie sind Sie auf diese gekommen?
Stephan Lüthe: Wir nutzen vor allem die Handwerkersoftware Sonepar-Hero für die gesamte Projekt- und Einsatzplanung, Zeiterfassung, Abrechnung und Kommunikation. Dazu kommen die Sonepar Tools Digiplan für die Erstellung von Installationsplänen, E-Helfer für Normen und technische Rückfragen sowie Toolset für die Werkzeugverwaltung. Ich hatte schon länger nach digitalen Lösungen gesucht – über Social Media bin ich auf das Thema gestoßen, und dann kam über den Außendienstmitarbeiter von Sonepar, Brahin Khalki, der Impuls, das Ganze konkret auszuprobieren. Nach einem Probeabo von Hero war ich schnell überzeugt, dass das die richtige Richtung ist.
Was war für Sie ausschlaggebend, sich genau für diese Lösungen zu entscheiden?
Stephan Lüthe: Die Einfachheit der Nutzung und der Funktionsumfang. Unsere alte Handwerkersoftware konnte kaum mehr als Rechnungen schreiben. Ich wollte aber ein System, das meinen gesamten Betrieb digital abbildet – von der Einsatzplanung bis zur Buchhaltung. Mit Hero kann ich das alles vom Laptop aus erledigen – auch von unterwegs. Außerdem ist das System cloudbasiert. Ich muss keine Software installieren, keine Server pflegen, keinen neuen Rechner anschaffen, nur weil irgendwas zu langsam läuft.
Welche Veränderungen haben Sie durch den Einsatz in Ihrem Alltag festgestellt?
Stephan Lüthe: In erster Linie eine Zeitersparnis. Ich schätze, dass wir pro Tag etwa zwei Stunden gewinnen. Bei mir persönlich und auch im Team, z.B. bei der Angebotserstellung: Ein PV-Angebot ist in fünf Minuten fertig, weil ich auf vorhandene Vorlagen und Materialien zurückgreifen kann. Auch das Arbeiten von unterwegs war früher undenkbar. Mit führenden Lösungen für Überstrom- und Überspannungsschutz erhöht Mersen die Betriebssicherheit in Industrie und Gebäuden. ‣ weiterlesen
WIR SCHÜTZEN IHRE ANLAGEN
Wie lief der Einstieg in die Software ab?
Stephan Lüthe: Ich habe erst mal selbst losgelegt: Kunden anlegen, Projekte erfassen, ein bisschen rumprobiert. Klar kamen da Fragen auf, etwa zu DATEV-Schnittstellen. Der Support war aber immer schnell erreichbar. Es gab anfangs ein paar Kinderkrankheiten, aber die wurden schnell behoben. Und das System entwickelt sich weiter. Ich finde es auch super, dass man eigene Vorschläge einbringen kann, welche berücksichtigt werden.
Wie sieht ein typischer Arbeitstag mit den Services in Ihrem Betrieb aus?
Stephan Lüthe: Wenn morgens ein Kunde anruft, nimmt meine Kollegin im Büro alle relevanten Daten digital auf. Dann schaut sie in den Hero-Planer, wer im Team Zeit hat, plant den Auftrag ein und informiert den zuständigen Monteur. Der sieht seine Termine direkt auf dem Smartphone – mit Adresse, Aufgabenbeschreibung und Materialhinweisen – und kann sich vorbereiten. Vor Ort wird der Einsatz dokumentiert, bei Bedarf Fotos gemacht und direkt ans Büro übermittelt. Wenn Ersatzteile gebraucht werden, prüft das Team im Hintergrund, ob und wann geliefert werden kann. Der nächste Termin wird dann gleich weitergeplant. Die fertigen Leistungen werden im Büro abgerechnet und die Rechnung anschließend per E-Mail an den Kunden versendet. Sobald der Zahlungseingang da ist, wird das im System verbucht, und am Monatsende läuft alles automatisch über die DATEV-Schnittstelle zur Steuerberaterin. Auch die Zeiterfassung läuft digital per Knopfdruck in der App. Wenn jemand es mal vergisst, kann die Zeit ergänzt werden. Das sorgt für Transparenz und schützt bei Prüfungen. Insgesamt ist der Ablauf so viel strukturierter und schneller als früher. Natürlich schreibt man zwischendurch noch mal eine Notiz auf einen Zettel, aber insgesamt läuft fast alles digital. In den letzten vier Jahren habe ich vielleicht zehn Briefmarken benötigt.
Wie hat sich speziell die Arbeit auf der Baustelle verändert?
Stephan Lüthe: Früher habe ich Grundrisse mit Bleistift und Lineal gezeichnet, heute gehe ich mit dem Handy durch den Raum und die Digiplan-App erstellt automatisch einen digitalen Grundriss. Besonders bei Altbauten, wo keine Pläne vorhanden sind, ist das super. Kunden staunen oft, wenn ich ihnen das Ergebnis zeige. Auch der E-Helfer ist auf der Baustelle Gold wert: Wenn Fragen zu Normen oder Vorgaben auftauchen – sei es vom Kunden, Architekten oder Kollegen – kann ich einfach nachschlagen. Die App enthält alle wichtigen Normen, Richtlinien und Gesetze der Elektroinstallation, wie VDE-Vorschriften und DIN-Normen. Das hat schon viele Diskussionen abgekürzt und bringt Sicherheit. Und wenn ich mit den Infos aus der App mal nicht weiterkomme, nutze ich den Call-Back-Service.
Wie unterstützen Sie die Tools bei der Verwaltung Ihrer Werkzeuge?
Stephan Lüthe: Vorher wussten wir oft nicht genau, wo welches Werkzeug war. Heute ist in Sonepar Toolset alles dokumentiert. Jedes Gerät hat einen QR-Code, wird eingescannt, zugeordnet und gegebenenfalls als verliehen markiert. Hilfreich finde ich die Möglichkeit, Fotos von Geräten zu hinterlegen. Neue Kollegen können so sofort erkennen, welches Gerät gemeint ist. Das ist gerade für die Jüngeren, die nicht mit Werkzeug groß geworden sind, eine echte Hilfe. Und wenn etwas gewartet werden muss oder die Garantie abläuft, bekomme ich automatisch eine Erinnerung. Insgesamt sparen wir etwa 50 Prozent der Zeit, die wir früher mit Suchen verbracht haben.
Was würden Sie sich künftig noch von Sonepar wünschen?
Stephan Lüthe: Es wäre großartig, wenn Hero um eine digitale Lagerverwaltung ergänzt werden würde – mit Bestand, Warenein- und -ausgang. Das wurde auch schon als Idee aufgenommen, also bin ich guter Dinge. Ansonsten bin ich mit dem, was wir haben, zufrieden. Es funktioniert, es entwickelt sich weiter – und es ist offen genug, auch andere Systeme oder Bezugsquellen zu integrieren. Das ist für uns als kleiner Betrieb wichtig.
