Bisher konnten Unternehmen entscheiden, ob sie im Geschäftsverkehr Papier-, PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen für den Rechnungsversand nutzen. Papierrechnungen und elektronische Rechnungsformate waren nach dem Gesetzgeber gleichgestellt. Was für öffentliche Auftraggeber bereits gängige Praxis ist, wird künftig auch für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zur Pflicht. Ab dem 01.01.2025 wird es für Handwerksbetriebe verpflichtend, Rechnungen im elektronischen Format entgegennehmen zu können. Dieser Wendepunkt markiert nicht nur den Übergang zu einer digitalisierten Ära der Buchhaltung, sondern läutet auch das Ende traditioneller Papierrechnungen ein. Im Gegensatz zum Empfang von E-Rechnungen gelten zwar für den Versand von Rechnungen noch Übergangsfristen. So dürfen Papierrechnungen noch bis zum 31.12.2026 versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF) dürfen hingegen nur noch mit Einwilligung des Empfängers übermittelt werden. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000€ ausschließlich E-Rechnungen versenden. Ab 01.01.2028 endet die Übergangsregelung. Handwerksbetriebe stehen nun vor der Herausforderung, ihre bisherigen Prozesse zu überdenken, digitale Abläufe in den Fokus zu rücken und sich auf diese signifikante Umstellung vorzubereiten.
Austausch digitaler Rechnungen
Als elektronische Rechnung werden aktuell die Formate X-Rechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) akzeptiert, die auf der Norm CEN 16931 basieren und eine sogenannte Hybridrechnung darstellen. Hybridrechnungen bestehen aus einem für Menschen lesbaren PDF, in das eine maschinenlesbare XML-Struktur eingebettet ist. Die Umstellung auf E-Rechnungen ist dabei mehr als nur ein administrativer Vorgang. Es handelt sich um einen Schritt hin zu einer vollumfänglich digitalisierten Unternehmenskultur. Mit der Umsetzung der E-Rechnung eröffnen sich somit Möglichkeiten für Handwerksbetriebe, ihre digitale Infrastruktur zu modernisieren und ein solides Fundament für weitere Optimierungen im betrieblichen Alltag zu schaffen.
Durchgängig digitale Workflows
„Was zunächst nach einem bürokratischen und organisatorischen Kraftakt klingt, gestaltet sich mit der PDS Software unkompliziert und reibungslos, und das ohne Betriebsunterbrechungen der Buchhaltungspraxis. Schon heute lässt sich das bei vielen Lieferanten beliebte ZUGFeRD-Format automatisiert in die Software importieren. Gleichzeitig können Betriebe Ausgangsrechnungen in den Formaten ZUGFeRD und X-Rechnung erstellen und ausgeben lassen“, erklärt Sarah Tietjen. „Fachhandwerksbetriebe ermöglichen damit aber nicht nur den E-Rechnungs-Empfang und die Einführung einer digitalen Rechnungsstellung, sondern erhalten zugleich ein Werkzeug an die Hand, um die vor- und nachgelagerten Abläufe zu automatisieren und die Produktivität des Betriebes zu steigern.“ Durch automatisierte Rechnungsbearbeitungs- und Freigabeprozesse sowie die Integration etwa mit Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung, Lagerverwaltung und Kundenservice der Software erreichen Unternehmen Prozesstransparenz und Effizienz in der Abwicklung geschäftlicher Vorgänge. Der schnellste VDE-konforme Befestigungspunkt ist der, bei dem Bohren, Schrauben und Werkzeugwechsel entfallen. Die C-Fix Serie von Schnabl Stecktechnik bringt Rohre, Leitungsbündel und Mantelleitungen mit nur einem Hammerschlag in Position. ‣ weiterlesen
VDE-konform ohne Schraubaufwand
Vorteile der Umstellung
Die Umsetzung der E-Rechnungs-Anforderungen geht dabei über die bloße Konformität der Gesetzesnovelle hinaus. Sie eröffnet die Möglichkeit, auch einen strategischen Nutzen aus dieser Verpflichtung zu ziehen, indem die gesamte Buchhaltungsarbeit effizienter gestaltet wird. So bringt die Digitalisierung der Rechnungsprozesse etwa eine Beschleunigung des Zahlungseingangs mit sich. Elektronische Rechnungen können innerhalb von Minuten versendet und ebenso schnell vom Empfänger verarbeitet werden, was zu kürzeren Zahlungszyklen führt – ein wichtiger Aspekt für das Finanzmanagement. Auch Zahlungsziele und Skontofristen können durch digitale Prozesse leichter eingehalten werden, und Rechnungen in digitalen Formaten erleichtern die Auffindbarkeit. Zudem werden Fehlerquellen durch manuelle Dateneingaben minimiert und Betriebe können Zeit einsparen, was Mitarbeitern ermöglicht, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren. So profitieren Betriebe u.a. von einem geringeren Zeitaufwand beim Empfang, der systemischen Erfassung, der Bearbeitung, Kontrolle und einer revisionssicheren Archivierung. Auch der Austausch von Belegen mit dem Steuerbüro wird dank digitaler Rechnungen und dem DATEV-Buchungsdatenservice von PDS erheblich vereinfacht. „Integrierte digitale Lösungen werden auf dem Weg zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht zu einem unentbehrlichen Instrument. Mit unserer Software erhalten Handwerksbetriebe zudem eine benutzerfreundliche und flexible Lösung an die Hand, die es ihnen erlaubt, Workflows auch an individuellen Bedürfnissen, wie etwa mehrstufigen Genehmigungsprozessen, auszurichten. Auch können Unternehmen entscheiden, ob Rechnungen von Lieferanten etwa aus E-Mails oder via FTP-Import automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden sollen“, erläutert Tietjen. Der Start in die Berufswelt ist aufregend, aber auch herausfordernd. Gerade im Elektrohandwerk kommt es auf zuverlässige und sichere Ausrüstung an. CIMCO hat die Lösung: Die CimCase Starter mit 3 Bestückungsvarianten – ELECTRIC, ELECTRIC PLUS und INDUSTRY. ‣ weiterlesen
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Digitale Rechnungsprüfung
Sind die elektronischen Rechnungen der Lieferanten einmal in die Software als ZUGFeRD-Datei importiert, erfolgt in PDS zunächst ein systemseitiger Abgleich mit dem Wareneingang, der Bestellung oder der Auftragsbestätigung. So werden die E-Rechnungen dank intelligenter Automatismen dem jeweiligen Vorgang zugeordnet und können von der zuständigen Abteilung weiterverarbeitet werden. Das erleichtert ihnen die Prüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und korrekte Preise sowie Mengen. Treten in dem automatisierten Rechnungsabgleich etwa Abweichungen bei Mengen oder Preisen zutage, wird der Vorgang einer fachlichen Überprüfung durch die zuständige Abteilung unterzogen. Indem die händische Erfassung und der fehleranfällige Abgleich von Belegen wegfallen, sparen Betriebe nicht nur Zeit bei der digitalen Abwicklung. Gleichzeitig behält der Innendienst einen Überblick über die Beschaffungsprozesse, die Materialflüsse und die Auswirkungen auf die Liquidität.
Archivierung von E-Rechnungen
Grundsätzlich gelten für E-Rechnungen dieselben Anforderungen zur Archivierung wie für Rechnungen im Papierformat. Sie müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorgehalten werden. Dabei gilt, dass E-Rechnungen maschinenlesbar sein und immer in dem jeweiligen Format aufbewahrt werden müssen, in dem sie ursprünglich empfangen wurden. Dies bedeutet, dass E-Rechnungen nicht ausgedruckt und in Papierform archiviert werden dürfen. Sämtliche digitale Belege werden in der PDS Software automatisch im System revisionssicher archiviert und können auf direktem Wege entweder digital an den Steuerberater oder in der Finanzbuchhaltung der Software übermittelt werden. Gleichzeitig laufen alle Vorgänge in einer digitalen Projektakte zusammen und bilden so das jeweilige Bauprojekt digital ab. „Die Software führt Anwender dabei zu jedem Zeitpunkt durch den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess – von der Einrichtung eines digitalen Rechnungsformats bis hin zum reibungslosen Austausch mit Kunden und Lieferanten“, so Tietjen weiter. „Generell aber gilt, dass Unternehmen bereits heute mit PDS Software die Anforderungen an die E-Rechnungspflicht erfüllen.“ Nach der E-Rechnung plant die Bundesregierung in einem zweiten Schritt ein bundesweit einheitliches elektronisches Einzelumsatz-Meldeverfahren einzuführen, um den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Dies soll national und europaweit ab 2028 starten.
