TopKontor Handwerk: Mehr Zeit für produktive Arbeit

Jeder Betrieb muss sich heute damit auseinandersetzen, wie er seine Angebote und Rechnungen erstellt und wie er kalkuliert. Die Möglichkeiten reichen von der Schreibmaschine des Vaters und dem Taschenrechner über Excel-Tabellen für die Kalkulation und Word für die Angebote und Rechnungen bis zum kompletten PC-Programm. Hier gilt es zu unterscheiden: Handelt es sich um eine einfache Fakturierung, ein allgemeines Handwerksprogramm oder ein Programm, das speziell auf den Betrieb und das Gewerk abgestimmt ist.
Alles, was nicht handwerksspezifisch ist, scheitert spätestens bei der Kalkulation, der Projektverfolgung und wenn es um Leistungen geht. Und falls es kein Programm für den Elektroinstallateur ist, wird auch die Datenübernahme vom Großhandel nicht gesichert sein. Die Überlegung, „für den Anfang reicht Excel oder ein einfaches Fakturierungsprogramm“, ist gefährlich: Zum einen binden solche Behelfs-Lösungen unnötig viel Zeit für Büroarbeiten. Es ist immer sinnvoller, viele Angebote schnell zu erstellen als für wenige viel Zeit zu brauchen. Zum anderen müssen alle Daten neu erfasst und alle Abläufe neu angepasst werden, wenn die Behelfslösung später den gewachsenen Anforderungen des Betriebs nicht mehr genügt. Es lohnt sich daher, die angebotenen Programme sorgfältig zu prüfen. Gerade im Handwerk sind ein Pflichtenheft oder eine Testinstallation vor der endgültigen Entscheidung wichtig. Nur so ist sicher, dass das in Aussicht genommene Standardprogramm die eigenen Anforderungen abdeckt.

Testversion hat überzeugt

‚Elektro Büttner‘ hat sich aufgrund der guten Erfahrungen mit einer Testinstallation für ‚TopKontor Handwerk‘ entschieden. Auch das ist ein empfehlenswerter Weg: mit einer Testinstallation kann sich der Betrieb in Ruhe beschäftigen und alle Abläufe und Leistungen des Programms prüfen. Thea Büttner: „Nachdem wir die Testversion installiert hatten, haben uns der Leistungsumfang und die einfache Bedienung so begeistert, dass wir nicht nach Alternativen gesucht haben.“ ‚TopKontor Handwerk‘ wird schon seit über zehn Jahren von der ‚blue:solution software GmbH‘ in Rheine entwickelt und bundesweit über ausgebildete Fachhandels-Partner vertrieben.

Zeitersparnis größter Vorteil

Eine deutliche Zeitersparnis ist der größte Vorteil des Programms, das die Firma Büttner bereits seit 2008 einsetzt. Der Betrieb im bayrischen Steinbach nahe der Grenze zu Thüringen beschäftigt neben dem Inhaber Thomas Büttner sechs Gesellen. Der Schwerpunkt liegt in der Installation von 20kV-Anschlüssen, Straßen- und Hausverteilungen und in der Betreuung regionaler Glasfabriken. Unter den etwa 700 Kunden befinden sich etwa 100 Unternehmen und darunter zehn bis 15 Großunternehmen wie etwa E.ON und Wiegand Glas. Die Büroarbeit übernimmt Thea Büttner und für sie ist die Zeitersparnis am deutlichsten. Dies beginnt bei der regelmäßigen Aktualisierung der Preise und Artikel über die Datanorm-Schnittstelle. Der Betrieb arbeitet mit zwei Großhändlern zusammen. Vor der Arbeit mit ‚TopKontor Handwerk‘ des Rheiner Softwarehauses bluesolution mussten alle Preise für jedes Angebot und jede Rechnung von Hand in Katalogen gesucht und dann in den PC eingetippt werden. Jetzt läuft die gesamte Aktualisierung in etwa 30 Minuten ab. Anschließend hat das Programm Zugriff auf alle Preise und Artikelbeschreibungen. Es gibt weder Fehler beim Eintippen noch lange Suche im Katalog.

Schnittstelle zum Steuerberater

Ähnlich günstig ist der Austausch mit dem Steuerberater: Er erhält das gedruckte Rechnungseingangs- und -ausgangsbuch. Noch einfacher erledigt dies die im Programm eingebaute Datev-Schnittstelle. Sie übergibt alle Buchungssätze in standardisiertem Format. Geht es um die Abrechnung der Arbeitszeiten an Kunden, werden die Stunden der Arbeiter mit dem Stundensatz direkt in Rechnungen übernommen. Keine Frage ist es, dass das Programm Angebote direkt in Aufträge und Rechnungen umwandelt. Schließlich erinnert ‚TopKontor Handwerk‘ an Skontofristen bei Lieferantenrechnungen und überfällige Offene Posten bei Kunden. Je nach Kunde und Situation kann Frau Büttner dann eine Zahlungserinnerung oder Mahnungen in verschiedenen Stufen erstellen und verschicken.

Übersichtlich und flexibel

Die Darstellung auf dem Bildschirm erleichtert die tägliche Arbeit weiter. Jede Position erscheint auf dem Bildschirm so, wie sie auch nachher auf Papier erscheint. Man sieht bereits während der Erfassung eines Angebots genau, wie es später aufs Papier kommt. Damit ist selbstverständlich, dass nicht nur Material und Leistungen, sondern auch beliebige Texte, Kommentare und zuvor vereinbarte Textbausteine in jedem Angebot an beliebigen Stellen eingesetzt werden können. Auch Einzel- und Gesamtpreis pro Position sind angezeigt, wobei Leistungen wahlweise als eine Position oder aufgegliedert nach ihren Material-Bestandteilen erscheinen. Soweit besondere Merkmale des jeweiligen Kunden vorliegen, berücksichtigt das Programm diese Angaben bei Preisvorschlägen automatisch. Zu jeder Zeit können diese Vorschläge dann positionsweise oder global abgeändert werden. So lassen sich z.B. einzelne Bestandteile bereits erfasster Angebote beliebig oft ändern. Nützlich ist schließlich, dass man innerhalb der Positionserfassung Artikeldetails wie etwa Literpreise nachschlagen kann, ohne deshalb das Angebot oder die Rechung zu unterbrechen. Das gesamte Angebot wird dann automatisch und unmittelbar nach der Änderung neu kalkuliert. Es ist natürlich möglich, Rechnungen unmittelbar zu erfassen. So können Angebote als Grundlage für Rechnungen dienen, ohne dass dies aber notwendig ist.

Nie den Überblick verlieren

Viel Zeit spart außerdem die ‚Projektverwaltung‘. Dieser Programmteil speichert alle Vorgänge zu einem Kunden und Projekt. Frau Büttner sieht so auf einen Blick, was bisher gelaufen ist. Sie behält immer den Überblick vom Angebot über evtl. Abschlagszahlungen bis hin zur Schlussrechnung. Die Kunden- und Lieferantenhistorie zeigt zudem alle Vorgänge in allen Projekten für jede einzelne Adresse. Dass das Programm eine eigne Textverarbeitung mitbringt und alle Dokumente direkt auch per Fax versendet, ist eine weitere Erleichterung. Der Betrieb arbeitet viel mit Großkunden wie E.ON zusammen. Die Umsatzauswertungen von ‚TopKontor Handwerk‘ sind dabei eine wichtige Grundlage um alljährlich die Verträge neu zu verhandeln.

Erweiterungen erwünscht

Was fehlt noch? ‚TopKontor Handwerk‘ könnte auch automatisch Artikel beim Großhandel bestellen. Entweder wenn der Lagerbestand zu gering wird oder direkt aus einer Auftragsbestätigung. Diese Erweiterung steht beim Elektrobetrieb Büttner auf der Wunschliste. Alle diese Möglichkeiten bot das zuvor eingesetzte Programm nicht. Es war ein kaufmännisches Programm und nicht auf die Anforderungen eines Elektrobetriebs zugeschnitten. Viele Angaben mussten immer wieder neu von Hand erfasst werden. „Früher mussten wir unsere offenen Posten, die Zahlungs- und die Skontofristen in einer Excel-Datei selbst überwachen, heute erledigt das Programm dies viel schneller und völlig fehlerfrei“, fasst Frau Büttner einen wesentlichen Unterschied zusammen. Das gleiche für die Sicherheitseinbehalte, die ‚TopKontor Handwerk‘ automatisch verwaltet und auf den Fristablauf hinweist.

Erwartungen voll erfüllt

Alle Erwartungen an ‚TopKontor Handwerk‘ haben sich bestätigt, das Programm spart viel Zeit und erleichtert die Arbeit im Büro deutlich. Dauerte früher die Erfassung einer Rechnung zwei Stunden, reichen heute zehn Minuten. Ähnliches gilt für Angebote. Bei durchschnittlich 50 bis 60 Rechnungen mit 20 bis 50 Positionen ergibt sich insgesamt eine deutliche Zeitersparnis.