Die Kohl GmbH Heizungsbau ist ein mittelständischer Handwerksbetrieb mit rund 30 Angestellten und blickt auf eine 40-jährige Firmengeschichte zurück. Das Leistungsspektrum umfasst u.a. die Planung, Installation, Wartung und Sanierung in den Bereichen Sanitär, Heizungsanlagen, Lüftung- und Klimaanlagen für Neubau und Bestandsobjekte. Zu den Kunden zählen sowohl Privatkunden als auch Hotels, Industrieanlagen und öffentliche Institutionen im Rhein-Main-Gebiet um Mainaschaff. Das Unternehmen hat in den letzten Jahren nicht nur ein schnelles Wachstum verzeichnet, auch die Anforderungen des Marktes haben sich stetig weiterentwickelt. „Unsere bis dato eingesetzte Lösung konnte damit nicht mehr Schritt halten, so dass wir uns nach einem neuen, starken Softwarepartner an unserer Seite umgeschaut haben. Die neue Lösung sollte dazu die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit für unseren weiteren Wachstumskurs mitbringen, um unsere Prozesse auch künftig ganzheitlich digital abbilden zu können“, erklärt Geschäftsführer Janos Maier.
Vom Inhouse-Server in die Cloud
Früher wurden bei Kohl Anwendung und Daten noch über einen eigenen Inhouse-Server gehostet. Das war im Betrieb nicht nur störungsanfälliger, sondern auch wartungsintensiver. Zudem gab es einzelne Apps für die Zeiterfassung, für die Werkzeugverwaltung und weitere Anwendungsbereiche. „Es waren einfach zu viele Schnittstellen, die nicht miteinander kommuniziert haben“, führt Maier aus. „Mit PDS haben wir heute eine zentrale Plattform mit funktionierenden Schnittstellen, wo wir alles über eine einheitliche Oberfläche im Blick behalten. Darin können wir sämtliche Prozesse übersichtlich abbilden, ohne Kompromisse machen zu müssen. Wir arbeiten heute unkompliziert über die Cloud und erhalten automatische Updates sowie regelmäßige Datensicherungen. Jeder kann von überall auf Anwendungen und Daten zugreifen und weiß, wo er was findet. Das macht unser Leben einfach leichter.“ Struktur statt Aufwand: Die Gira Türkommunikation IP unterstützt Elektrofachbetriebe mit zentraler Projektierung, schneller Inbetriebnahme und klaren Abläufen – für effiziente Projekte vom Einfamilienhaus bis zur großen Anlage. ‣ weiterlesen
Türkommunikation IP im Griff.
Automatisierte Abläufe mit Schnittstellen zu Großhandel und Steuerberater
Früher mussten Angebote vom Großhandel entweder manuell als GAEB-Datei heruntergeladen und eingelesen oder, sofern es keine Schnittstellen gab, aufwändig abgetippt werden. Über die integrierten IDS- und Open-Master-Data-Schnittstellen ist das Unternehmen heute in der Lage, Anfragen direkt aus dem System heraus an den Großhandel zu übermitteln und deren Angebote automatisch in PDS einzulesen. Die Systeme sind miteinander verknüpft, so dass Preise, Texte, Bilder und benötigte Unterlagen vom Großhandel direkt in das Angebot an den Kunden übernommen werden können. Dies macht den Angebotsprozess deutlich einfacher und schneller. Aber auch die Abläufe in der Buchhaltung sind mit PDS Software schneller und unkomplizierter geworden. Während früher Rechnungen und Belege in Ordnern mit dem Steuerbüro hin- und hergeschickt, Dokumente ausgedruckt, abgeheftet oder auch mal einzeln verschickt wurden, ist dies heute automatisiert möglich. Dank der Schnittstelle zu Datev Unternehmen Online werden alle Rechnungen am Ende des Monats gesammelt mit einem Mausklick an den Steuerberater zur weiteren Bearbeitung übersandt.
Mobile Apps für Kundenservice und Werkzeugverwaltung
Auch außerhalb des Büros kommt die Software zum Einsatz. So bekommen die Kundendienst-Monteure ihre Aufträge heute über die PDS Service App digital auf das Mobilgerät übermittelt. „Wenn sich mal über den Tag Änderungen bei Aufträgen ergeben, aktualisieren wir einfach unsere Plantafel am PC und unsere Monteure können den geänderten Auftrag über die Service App in Echtzeit einsehen. Es ist einfach unkompliziert. Und die Monteure können sich die zusätzliche Fahrt ins Büro sparen, um den geänderten Auftrag abzuholen“, gibt Maier ein Beispiel. „Die Monteure können zudem über die Service App direkt Fotos und Notizen hinterlegen. Es wird alles sauber digital erfasst, ganz ohne Zettelwirtschaft.“ Neben der Service App nutzt das Kohl-Team ebenfalls die Werkzeug App. Alle Werkzeuge verfügen über einen individuellen QR-Code, der bei Entnahme oder Rückgabe über das Mobilgerät gescannt wird. So hat jeder Monteur immer über die App im Blick, wer welches Werkzeug hat und wie lang es wo im Einsatz ist – und es muss kein Monteur mehr den Kollegen hinterherlaufen, um zu erfragen, wo sich welches Werkzeug gerade befindet. Mit dem neuen homeXpert® Server vereinfacht MDT den Einstieg in die KNX-Welt. Die Funklösung auf Basis von KNX RF+ ermöglicht Smart-Home-Nachrüstung ohne ETS-Kenntnisse oder bauliche Eingriffe. ‣ weiterlesen
Der neue MDT homeXpert®
„Herzstück des Unternehmens“
„PDS ist bei uns gewissermaßen das Herzstück des Unternehmens. Alles was rein- und rausgeht wird über die Software abgewickelt – vom Anruf unserer Kunden über die Kundendaten und Angebote bis zu den Rechnungen. Unsere Monteure sind ebenfalls über App an unser System angebunden, erhalten die Aufträge für ihre Kundendiensteinsätze mobil und haben alle benötigten Informationen immer vor Ort im Zugriff“, so Maier weiter. „Unsere nächsten Meilensteine stehen bereits in den Startlöchern. So wollen wir als nächstes unser Lager komplett digitalisieren. Aktuell pflegen wir sämtliche Artikel im System ein, so dass wir künftig über App einfach Material entnehmen können, was direkt auf die richtigen Projekte gebucht wird. Auch die erfassten Zeiten sollen künftig automatisch auf die jeweiligen Projekte gebucht werden. Wenn wir das Material und die Arbeitszeiten automatisiert projektbezogen erfassen, können wir unsere Rechnungen auch sehr viel schneller oder noch am selben Tag rausschicken. Zudem wollen wir unsere Arbeitsabläufe mit Workflows weiter vereinfachen, indem bei Projektstart etwa Folgeaufgaben direkt angestoßen werden und unsere Mitarbeiter automatisch Aufgaben zugewiesen bekommen.“
