Als Betreiberin des HCC verantwortet die Heidelberger Kultur- und Kongressgesellschaft mbH (HKK) Planung und Weiterentwicklung der digitalen Infrastruktur. Ziel war ein flächendeckendes, leistungsstarkes WLAN im gesamten Gebäude – ausgelegt darauf, dass mehr als 5.000 WLAN-Nutzer gleichzeitig online sein können. Zusätzlich sollte ein separates internes Hausnetz für zahlreiche digitale Systeme außerhalb der Medientechnik eine belastbare Basis für den Gebäudebetrieb schaffen.
WLAN für unterschiedliche Szenarien
Im HCC treffen sehr unterschiedliche Nutzungsszenarien aufeinander: klassische Kongresse, hybride Formate, Live-Streaming-Setups und große Besucherströme. Besonders anspruchsvoll war der Große Saal, der für bis zu 3.000 WLAN-Nutzer gleichzeitig ausgelegt werden sollte. Hier setzte die Architektur klare Grenzen: Access Points konnten nicht an den Seitenwänden montiert werden, sondern ausschließlich an der 14m hohen Saaldecke. Diese Installationshöhe führt vermehrt zu Überlappungsbereichen im Funkfeld – mit dem Risiko von Störungen, instabilen Übergängen oder Verbindungsverlusten. Benötigt wurde daher eine Lösung, die die Dimensionierung der Access Points und die Antennenauswahl präzise auf die Gegebenheiten abstimmt, sodass Funkabdeckung und Verbindungsstabilität auch unter hoher Last zuverlässig gewährleistet sind.
Orchestriert aus der Cloud
Gemeinsam mit dem Lancom-Partner Heidelberg iT Management GmbH & Co. KG entstand eine Netzwerkinfrastruktur, die WLAN, Switching und zentrales Management zusammenführt – ausgelegt auf hohe Nutzerzahlen, wechselnde Auslastung und einen stabilen Betrieb im Eventalltag. Für das Gäste-WLAN setzt das HCC auf Wi-Fi 6 und WPA3 für stabile Performance bei hoher Gerätedichte und zeitgemäße Sicherheit im offenen Eventbetrieb. Ein zentraler Baustein ist die Lancom Management Cloud (LMC): Darüber werden die Netzwerkkomponenten zentral ausgerollt, verwaltet und überwacht. Neue Geräte lassen sich per Zero-Touch-Provisionierung automatisiert in Betrieb nehmen: Ein Vorteil insbesondere bei Erweiterungen oder Anpassungen im laufenden Veranstaltungsbetrieb.
„Ein professionelles Netzwerkmanagement ist für eine moderne Veranstaltungslocation wie das Heidelberg Congress Center unverzichtbar. Die Lancom Management Cloud bietet wertvolle Werkzeuge, um die Verwaltungsprozesse der komplexen Netzwerkstruktur optimal zu erfüllen und die Stabilität sowie die Sicherheit des Netzwerks zu erhöhen. Neben Sicherheit hat eine hervorragende Nutzererfahrung für Gäste, Veranstalter und Mitarbeiter höchste Priorität,“ erklärt Burkhard von Dewitz, Projektleiter bei Heidelberg iT. Flexible KNX-Erweiterung ohne Verkabelung: Die RF+ Funkprodukte von MDT ermöglichen eine einfache Nachrüstung im Bestand, reduziert den Installationsaufwand und bietet energieeffizienten Betrieb mit langer Batterielaufzeit und KNX Secure. ‣ weiterlesen
MDT KNX RF+ Funkprodukte
Bauliche Vorgaben berücksichtigt
Für die Funkversorgung in anspruchsvollen Bereichen wie dem Großen Saal wurde die WLAN-Planung so ausgelegt, dass die baulichen Vorgaben (Deckenmontage) berücksichtigt werden. Zum Einsatz kommen Access Points mit externen Antennenanschlüssen. In Kombination mit dem umfangreichen Antennenportfolio lassen sich Abstrahlcharakteristik und Funkzellen gezielt an die räumlichen Gegebenheiten anpassen, um Überlappungen sowie Interferenzen zu reduzieren. Damit das WLAN auch bei stark schwankender Auslastung nicht manuell nachjustiert werden muss, ergänzt Lancom Active Radio Control 2.0 die Umgebung als Feature der LMC.
Gerade im Congress-Center-Alltag mit Lastspitzen, parallel laufenden Sessions und hybriden Produktionen lernt ARC 2.0 das reale Nutzungsverhalten und errechnet daraus die jeweils beste Konfiguration: Kanäle werden optimal verteilt, Sendeleistungen intelligent angepasst und Kapazitäten dort bereitgestellt, wo sie aktuell gebraucht werden. Das Ergebnis ist ein fortlaufend optimiertes Funkfeld mit gleichbleibend hoher Nutzererfahrung und reduziertem Administrationsaufwand. Spezielle Outdoor Access Points sorgen darüber hinaus auch in den Außenbereichen des Congress Centers für zuverlässige WLAN-Verbindungen.
Rollout aus einer Hand
Die Umsetzung erfolgte in enger Abstimmung zwischen der HKK und Heidelberg iT. Heidelberg iT übernahm die Realisierung des Netzwerks vollständig aus einer Hand: von der Planung über die Implementierung bis zur Übergabe in den Betrieb. Als IT-Dienstleister für große WLAN-Umgebungen brachte Heidelberg iT dabei das Know-how für die Anforderungen eines modernen Konferenzbetriebs ein. Das Projekt wurde planmäßig und termingerecht zur Eröffnung des HCC im April 2024 abgeschlossen.
Eventbetrieb und interne Nutzung
Im Eventbetrieb zeigt das WLAN im HCC seine Stärke: Wenn sich die Auslastung innerhalb kürzester Zeit stark verändert und große Besucherströme aufeinandertreffen, bleibt die Ausleuchtung zuverlässig und flexibel. Gäste, Veranstalter und Mitarbeitende profitieren von einer stabilen Verbindung und einer hohen Nutzererfahrung. Auch dann, wenn tausende Endgeräte gleichzeitig online sind. Heidelberg iT begleitet den Betrieb mit einem Service-Team, das die Umgebung kontinuierlich überwacht und bei Bedarf schnell reagiert.
Ergänzend sorgt eine klar getrennte interne Nutzung für Struktur und Schutz: Die Medientechnik wird in einem eigenen Netzwerk geführt, während Heidelberg iT für softwarebasierte Online-Anwendungen ein separates internes Hausnetzwerk aufgebaut hat. Darüber laufen Büro- und Betriebsanwendungen ebenso wie Gebäudeleit- und Haustechnik sowie sicherheitsrelevante Systeme inklusive Zugangskontrolle und vernetzten Komponenten von der Türklingel bis zur Studiotechnik. So bleibt der Veranstaltungsbetrieb leistungsfähig, und die internen Systeme sind sauber getrennt, zuverlässig versorgt und zukunftssicher aufgestellt.
