Digitale Einkaufsunterstützung. Sagen Sie ‚good buy‘ zu schlechten Konditionen

„Im Einkauf liegt der Gewinn“ sagt eine Kaufmannsweisheit, die zwar alt ist, aber aktueller denn je. Denn die meisten Betriebe verzeichnen gestiegene Materialkosten, können diese aber nicht einfach auf die Rechnung des Kunden umschlagen. Der zunehmende Wettbewerbs- und Kostendruck zwingt sie, im Zweifel günstiger zu sein als die Konkurrenz. Den Ausweg aus dieser misslichen Lage bieten Softwares, die beim Einkauf unterstützen und Kosten so weit reduzieren, dass sich der Auftrag rechnet und die Kalkulation den Aufwand deckt.
Dass im Einkauf der Gewinn liegt, kann sich auch schnell ändern, z.B., wenn man viel Zeit damit verbringt, Großhandlungen oder Internetshops abzufragen, um die benötigten Teile möglichst günstig zu bekommen. Auf einmal wird der Einkauf als Gesamtprozess viel zu teuer, was kaufmännisch alles andere als klug ist.

Hilfe ist zum Greifen nah

Ein Beispiel für die digitale Einkaufsunterstützung ist Powerbird von Hausmann Wynen. Die Branchensoftware nutzt alle relevanten Schnittstellen zu den EDV-Systemen unterschiedlicher Großhändler. So haben Elektro- und Haustechnikbetriebe die Möglichkeit, Preise und Verfügbarkeiten zu vergleichen und Bestellvorgänge abzuwickeln. Dabei können häufig benutzte Produkte als ‚Favoriten‘ gekennzeichnet werden, um jederzeit noch schneller und bequemer darauf zuzugreifen. Konsequent weitergedacht, können die Bestellungen direkt aus der Software-Anwendung heraus versendet sowie elektronische Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen vom Großhandel direkt abgerufen und importiert werden. Die dazugehörenden Projekt-, Statistik- und Fibu-Buchungen werden selbsttätig elektronisch in Powerbird verbucht.

Kleiner Aufwand bei Großprojekten

Auch wenn es mal etwas mehr sein darf, profitieren Fachbetriebe von der Vereinfachung und Beschleunigung durch die Branchensoftware: Bei größeren Objektanfragen überträgt Powerbird die Großhandelspreise und Verfügbarkeiten in einen Preisspiegel, ermittelt entsprechende Sonderkonditionen. So können Betriebe auch in großem Stil schneller und wirtschaftlicher planen. Ebenso einfach sind, dank digitaler Unterstützung, aufwändige und exakt nach vorgegebenen Standards zu erfüllende GAEB-Ausschreibungen zu handhaben. Hier bietet Powerbird u.a. die Möglichkeit, Leistungen und Material GAEB-gerecht zu importieren und automatisch mit dem richtigen Material und Lohn auszupreisen. Dabei werden u.a. die relevanten Preisanfragen an den Großhandel geschickt und die fertigen Preise dann direkt in das GAEB-Dokument übernommen. Mit minimalem Nacharbeiten ist die Ausschreibung versandfertig.

Mit eingebautem Sparschwein

Eine moderne Software wie Powerbird hilft in jeder Situation, Bestellabläufe elektronisch zu organisieren und nachhaltig zu optimieren. Also auch, wenn es knapp wird und kurzfristig Teile bestellt werden müssen, die Ihre Monteure am nächsten Tag auf der Baustelle brauchen. Aus dem Stand müssen Sie gewährleisten, dass Sie genügend Teile bekommen und dürfen dabei auch die Kosten nicht aus dem Auge verlieren. Genau dafür verfügt die Branchensoftware seit neuestem über die sogenannte ‚Sparschwein‘-Funktion. Mit einem Mausklick aktiviert, fragt Powerbird die zuvor festgelegten Großhändler an, überprüft und vergleicht sowohl Preise als auch Liefermengen für die ausgewählten Artikel. In weniger als 20s hat der Anwender eine komfortable Preis- und Verfügbarkeitsübersicht auf dem Bildschirm und kann schnell und übersichtlich entscheiden, welche Teile bei welchem Lieferanten bestellt werden sollen. „Damit spare ich viel Zeit und Aufwand – und unterm Strich viel Geld“, bestätigt Fachbetriebs-Inhaber Dominik Steffen.

Unterstützung rundum

Ob kurzfristig oder mit genügend Vorlauf – der Einkauf ist heute nicht mehr die bloße Materialbeschaffung, sondern ein entscheidender Faktor für die Wirtschaftlichkeit und langfristige Wettbewerbsfähigkeit eines Betriebs. Bestenfalls ist die Einkaufsunterstützung deshalb integrierter Teil einer digitalen Gesamtlösung. Wie z.B. bei Powerbird von Hausmann Wynen. Die Branchensoftware enthält alle notwendigen Funktionen für die Kalkulation, die Fakturierung und den Kundendienst, bis hin zur Finanz- und Lohnbuchhaltung im Fachhandwerk. Auch die elektronischen Schnittstellen der Materialwirtschaft und ein eigener Leistungskatalog gehören zum Leistungsumfang der Software, die mittlerweile 30 Jahre Erfahrung in der Elektro- und Haustechnik in sich vereint und aktuell mehr als 3.200 Betriebe jeder Größenordnung schneller und profitabler macht.