Sieben Tipps für die Wahl des passenden Systems

Die Arbeitszeiterfassung wird verpflichtend

Das Bundesarbeitsgericht Erfurt urteilte im September 2022, dass Arbeitgeber ein System zur transparenten Dokumentation der Arbeitszeit einführen müssen. Das BAG beruft sich auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs, der schon 2019 die EU-Mitgliedstaaten dazu aufgefordert hat, Arbeitszeiterfassung gesetzlich umzusetzen. Im April 2023 legte das Arbeitsministerium einen ersten Gesetzesentwurf vor, der eine elektronische Zeiterfassung vorsieht. Zeit also, sich Gedanken um ein passendes System zur Erfassung zu machen.
Abbildung 1 Arbeitszeitdokumentation und eine flexible Gleitzeitregelung sind kein Widerspruch, sondern ergänzen sich perfekt.
Abbildung 1 Arbeitszeitdokumentation und eine flexible Gleitzeitregelung sind kein Widerspruch, sondern ergänzen sich perfekt.Bild: PCS Systemtechnik GmbH

Auch wenn Unternehmen und Institutionen bisher mit Vertrauensarbeitszeit gute Erfahrungen gemacht haben, werden sie also ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen müssen. Die Empfehlung lautet, auch aufgrund der aktuellen Liefersituation auf dem Elektromarkt: Unternehmen sollten jetzt die passenden elektronischen Terminals auswählen, am besten ergänzt um mobile Lösungen mit Smartphone oder Webbrowser für die Mitarbeitenden im Homeoffice oder im Außendienst.

ERP-System liefert die Personaldaten für die Zeiterfassung.

Wichtig: Entscheider sollten dabei nicht auf eine isolierte Zeiterfassung setzen, sondern auf eine Lösung, die die Mitarbeiter-Stammsätze aus dem ERP-System nutzt. Dies vermeidet eine parallele Datenverwaltung. Die gebuchten Arbeitszeiten können im Lohn- und Gehaltsystem weiterbearbeitet werden. Da die Anschaffung eines Zeiterfassungssystems eine Investition für einen längeren Zeitraum ist, geben wir in diesem Beitrag sieben Tipps, die bei der Wahl des geeigneten Terminals unterstützen.

Ein Zeiterfassungsterminal mit individueller 
Oberfläche lässt sich intuitiv bedienen.
Ein Zeiterfassungsterminal mit individueller Oberfläche lässt sich intuitiv bedienen.Bild: PCS Systemtechnik GmbH

Tipp 1: Firmenausweis mit modernster Technologie zur Zeiterfassung

Für eine langfristige Investition sollten Unternehmen Karten oder Schlüsselanhänger nutzen, die auf aktueller RFID-Technologie basieren. Da Zeiterfassung oft mit Zutrittskontrolle kombiniert wird, sollten die VdS-Anforderungen für Zutrittssteuerung beachtet werden. Die VdS-Klassen B und C verlangen eine verschlüsselnde Technologie zwischen Karte und Leser, die einen „erhöhten Schutz gegen Fernkopieren und Abhören“ erfüllt. Nur aktuelle RFID-Verfahren, wie Mifare DESFire EV2/EV3 oder Legic advant werden als sicher eingestuft. Diese RFID-Generation überzeugt auch durch eine große Lesereichweite und eine schnelle Schreibgeschwindigkeit.

Tipp 2: Verschiedene Anbindungsmöglichkeiten schaffen Freiheit

Üblicherweise werden Zeiterfassungsterminals mit Ethernet-Verbindungen verkabelt. Ein Netzwerkanschluss ist nicht an jeder Stelle im Gebäude vorhanden. Eine Zeiterfassungshardware mit Kommunikationsoptionen bietet Freiheit bei der Installationsumgebung. Neben Ethernet sind Mobilfunk- oder WLAN-Anbindung erhältlich, z.B. für Zeiterfassung an Orten, bei denen Teams unabhängig von der Netzwerk-Infrastruktur arbeiten, wie Baustellen-Teams oder externe Dienstleister.

Tipp 3: Zeitterminals mit firmenindividueller Benutzeroberfläche

Ein freies Design der Benutzeroberfläche ermöglicht eine firmenindividuelle Gestaltung. Dies erleichtert Mitarbeitenden eine intuitive Bedienung. Für ausländische Niederlassungen sollte eine fremdsprachliche Bedienerführung möglich sein. Ein farbiger Touchscreen unterstützt eine selbsterklärende Benutzung.

Tipp 4: Sonderfunktionen wie Raucherpause oder Seminar buchen

Jedes Unternehmen ist anders und die benötigten Funktionstasten sind individuell. Wenn Raucherpausen von der Arbeitszeit abgezogen werden, muss die entsprechende Sondertaste vorhanden sein. Dies gilt auch für Dienstgang, Seminar oder Bereitschaftszeiten. Für alle Kolleginnen und Kollegen sollte die Zeiterfassung auf einen Blick erfassbar sein und so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen.

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Autorin | Susanne Plank, Marketing Kommunikation, PCS Systemtechnik GmbH

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