Datenschutz & Arbeitszeiterfassung: Moderne Software beseitigt Unsicherheiten

Datenschutz & Arbeitszeiterfassung

Moderne Software
beseitigt Unsicherheiten

DSGVO, GoBD und ab 2020 das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung – die rechtlichen Herausforderungen an Elektroinstallationsbetriebe wachsen stetig und verursachen oft mehr Fragen als Antworten. Wie arbeite ich rechtlich korrekt? Wird jeder Fehler in meiner Buchhaltung sofort gerügt? Wie lassen sich die gesetzlichen Vorgaben in den Betriebsablauf implementieren und was steckt eigentlich hinter den rechtlichen Schreckgespenstern DSGVO, GoBD und dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung?

DSGVO-Verarbeitungssperre mit Anwendungsfenster (Bild: Sander & Doll AG)

DSGVO-Verarbeitungssperre mit Anwendungsfenster (Bild: Sander & Doll AG)

Gefühlt jährlich entwickelt der Gesetzgeber eine neue rechtliche Sonderheit, die den Unternehmen mehr Sicherheit liefern soll aber in der Realität oft das Gegenteil mit sich bringt: Unsicherheit. Angefangen bei der Frage, was sich hinter den ominösen Abkürzungen verbirgt über den Inhalt bis hin zur rechtlich sauberen Anwendung in der Praxis, beschleicht Unternehmen in Deutschland das ungute Gefühl, etwas nicht richtig zu machen. In Anbetracht der Strafen, die bei Missachtung auf Unternehmen zukommen, ist die Sorge nicht unbegründet: Da kommt es schnell zu Klagen im vierstelligen Bereich. Auch wenn die Strafen und die Angst hoch sind, ist die Umsetzung im eigenen Betrieb oft leichter und Bauchschmerzen freier als gedacht. Moderne Softwareprogramme beseitigen Unsicherheiten und bereiten die kaufmännische Seite von Elektroinstallationsbetrieben rechtlich einwandfrei auf.

Finanzamt-sicher

Der Auftrag ist erledigt, die Rechnung geschrieben, der Kunde zufrieden; und dann ist bei der Aufstellung der Kosten ein wesentlicher Bestandteil in der Hektik des Alltags vergessen worden. Nicht schlimm, einfach schnell ‚Löschen‘ geklickt, neu aufgesetzt und nichts ist passiert – oder? Nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), begehen Handwerker mit dieser Praxis seit 2017 einen kostenintensiven Fehler. Denn die GoBD gibt klare Anweisungen für die digitale Buchführung und zur elektronischen Archivierung. Demnach unterliegen sowohl Rechnungen als auch alle anderen handels- und steuerrechtlich relevanten Daten und Belege (z.B. Inventurlisten, Kassenbücher, etc.) einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Weiter noch: Jede Änderung muss nachvollziehbar dokumentiert und alle Daten vollständig sowie richtig gespeichert werden. Eine fehlerhafte Rechnung darf folglich nicht einfach korrigiert oder gelöscht werden. Der einzig richtige Weg besteht in der Stornierung und diese muss im System nachvollziehbar erkennbar sein. Einfache Textverarbeitungsprogramme (wie z.B. Word) halten einer Prüfung vom Finanzamt dabei nicht stand. Geprüfte und GoBD zertifizierte kaufmännische Softwarelösungen allerdings schon: u.a. verhindern sie ein versehentliches Löschen von Dokumenten vor der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Rechnungen erhalten einen Schreibschutz und durch die automatische Vergabe von Nummernkreisen wird die doppelte Ausweisung von Dokumentennummern verhindert. Zudem werden sämtliche steuerrechtlich relevanten Abläufe durch die vorgegebene Prozessstruktur des Programms jederzeit nachvollziehbar gemacht, Änderungen an Daten und Dokumenten lückenlos protokolliert und historisiert – unkompliziert im Hintergrund der Software.

Datenschutz-sicher

In Zeiten, in denen ein Datenschutz-Skandal den nächsten jagt, wächst die Unsicherheit und das Misstrauen, allen Instanzen gegenüber, die persönliche Daten abfragen. Ein Elektro-Unternehmen mit Kundenstamm und Mitarbeitern macht da keine Ausnahme. Mehr noch: Es befindet sich unweigerlich in der Situation, persönliche Daten erheben und speichern zu müssen. Die Spielregeln dafür legt seit dem 25. Mai 2018 die EU-Datenschutz Grundverordnung, kurz DSGVO, fest. Da Deutschland seit jeher über ein strenges Datenschutzgesetz verfügt, sind es nicht die inhaltlichen Vorgaben, die sich stark verändert haben, sondern vielmehr der Umgang mit den Daten von der Erfassung über die Ablage bis hin zur Speicherung und Löschung. So sind Unternehmen verpflichtet, Auskünfte über die gespeicherten, personenbezogenen Daten zu erteilen und diese auf Wunsch zu löschen. Das bedeutet in der Praxis oft zeitintensive Recherchearbeit und unter Umständen kollidiert auch noch das Recht auf Datenlöschung (DSGVO) mit der Pflicht zur Aufbewahrung (GoBD). Moderne DSGVO zertifizierte Softwarelösungen können da Abhilfe schaffen. Diese bieten eine einfache Exportfunktion, mit der auf Knopfdruck alle angeforderten Datenauskünfte schnell herausgefiltert werden können, ohne dafür sämtliche Kundenakten wälzen zu müssen. Bestehen Kunden auf eine Datenlöschung, identifizieren diese Programme, ob es zu einem Konflikt mit den Richtlinien der GoBD kommt. Effektive Softwarelösungen ermitteln dabei automatisch die relevanten GoBD-Vorgaben und merken DSGVO-Löschungen für den Ablauf der entsprechenden Fristen vor. Wie das funktioniert? Indem jede Information über einen Kunden, von der Adresse bis zur Rechnung direkt im System gebündelt hinterlegt wird. Und zwar nicht wie bei vielen Cloud-Diensten in Rechenzentren in Drittländern, wo die Einhaltung der DSGVO unter Umständen nicht mehr gewährleistet werden kann.

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