Offline-Schließsystem mit Online-Komfort

Mit einer elektronischen Schließanlage von Schulte-Schlagbaum sorgt das Evangelische Krankenhaus Oberhausen (EKO.) bei Personal und Patienten für mehr Sicherheit und Komfort. Das System wird zentral verwaltet und arbeitet im Hintergrund. So bleiben Arbeitsabläufe im Krankenhausbetrieb unbeeinträchtigt.
Im August 2009 wurde bei dem Evangelischen Krankenhaus Oberhausen (EKO.) der Neubau des Hauses A mit einem Tag der offenen Tür eröffnet. Neu sind dabei nicht nur das Gebäude selbst und die medizinischen Einrichtungen. Nahezu alle Räume sind jetzt mit einem Varifree-Schließsystem des nordrhein-westfälischen Herstellers Schulte-Schlagbaum ausgestattet. Die verschiedenen Schließberechtigungen können nun zentral vom Computer aus vergeben werden. Bei der starken Personalfluktuation in einem Krankenhaus bedeutet das ein erhebliches Mehr an Sicherheit. Geschlossen werden die mehr als 800 Türen und Schränke nun mit dem im Mitarbeiterausweis integrierten RFID-Chip. Dabei werden jedes Mal die auf dem Chip gespeicherten Daten mit denen des Schlosses abgeglichen. Das System merkt also selbstständig, ob der jeweilige Mitarbeiter die Türe öffnen darf oder nicht. Im Zweifelsfall kann sogar rückblickend abgerufen werden mit welcher Karte das Schloss wann geöffnet wurde.

Sicherheit und Komfort

Auch die Patienten bekommen eine eigene Schließkarte. Mit der können sie sowohl die Tür zu ihrem Krankenzimmer also auch ihren individuellen Schrank öffnen. Zudem befindet sich in jedem Schrank ein Wertfach, auf das nur der Patient Zugriff hat. Diese Funktion ist den Betreibern des EKO. besonders wichtig. Der Patient soll sich bei seinem Krankenhausaufenthalt wie ein Gast fühlen. Dazu gehört auch, dass er sich keine Sorgen um seine Sicherheit machen muss. Ähnlich wie beim Einchecken in einem Hotel bekommt er daher schon bei der Anmeldung seine Patientenkarte ausgehändigt. Diese dient nicht nur als Zimmerschlüssel. Auch die Gebühren für Fernsehen und Telefon sowie die Ausgaben in der Cafeteria werden darüber abgerechnet. „Manche Patienten waren am Anfang etwas irritiert“, erklärt Marcus Gaubatz, Leiter des Facility-Managements am EKO. „Schließlich haben sie bei der Aufnahme ins Krankenhaus andere Dinge im Kopf. Wenn sie sich jedoch einmal an die Karte gewöhnt haben, sind sie davon begeistert.“

Privatsphäre bleibt erhalten

Für die Patienten des EKO. soll die Genesung an erster Stelle stehen. Dazu gehört auch ein angenehmes Umfeld, in dem Sicherheit und Privatsphäre gewahrt bleiben. Beim Rundgang durch das Haus A fällt auf, dass anders als in anderen Krankenhäusern die Türen aller Krankenzimmer geschlossen sind. Der Patient bleibt somit von der Hektik des Klinkalltags unberührt. Aufgrund des elektronischen Schließsystems können die Patienten im EKO. sicher sein, dass kein Unbefugter Zugang zu ihren Zimmern hat. Derjenige Patient, der das Zimmer als letzter verlässt, verriegelt die Tür mit seiner Schließkarte. So werden Diebstähle aus vorübergehend nicht belegten Patientenzimmern verhindert.

Hohe Investitionen lohnen sich

Allein in 2008 wurden in nordrhein-westfälischen Krankenhäusern fast 4.000 Diebstähle begangen. Bei dieser Zahl ist es verständlich, dass die Kliniken verstärkt in Sicherheit investieren. „Eine derartige Schließanlage erfordert erheblich höhere Investitionen als eine rein mechanische Lösung“, sagt Gaubatz. „Das Plus an Sicherheit ist diesen Preis aber durchaus wert. Man muss sich eben überlegen, was einem wirklich wichtig ist. In unserem Fall war das klar die Sicherheit im Krankenhaus.“ Der Leiter der Kommunikationstechnik Rainer Olthoff, der auch für die elektronische Schließanlage zuständig ist, erklärt: „Der große Vorteil einer elektronischen Schließanlage zeigt sich vor allem dann, wenn eine Karte verloren geht. Jeder weiß, was für einen Aufwand ein Schlüsselverlust bei einer mechanischen Schließanlage bedeutet. Immerhin sind im EKO. fast 400 Ärzte und Pfleger beschäftigt, von denen jeder mehrere Schlüssel bei sich tragen müsste. Dabei ist das Verwaltungs- und Reinigungspersonal noch gar nicht mit eingerechnet. Wenn einer davon seinen Schlüssel verliert, müssten nicht nur alle Zylinder in seinem Bereich ausgetauscht, sondern auch neue Schlüssel an all seine Kollegen ausgegeben werden. Selbst wenn das nur in einem Teil des Krankenhauses notwendig ist, zieht es enorme Kosten nach sich und beeinträchtigt die Abläufe im Klinikalltag. Viele Krankenhäuser fangen in solchen Situationen an, mit Provisorien zu arbeiten. Das spart zwar Kosten, geht aber ganz klar auf Kosten der Sicherheit.“ Eine verlorene Schlüsselkarte dagegen verursacht vergleichsweise wenig Aufwand. Die Mitarbeiter können den Verlust über das Intranet melden und die Karte wird umgehend gesperrt. Damit ist sie für den Finder nutzlos. Spätestens am Tag darauf kann die neue Karte bei der Verwaltung abgeholt werden. Die Behandlung der Patienten wird durch den Kartenverlust also nicht beeinträchtigt.

Zentrale Verwaltung macht flexibel

Die Verwaltung der Karten erfolgt zentral über einen Server. Auch bisher waren in vielen Bereichen des EKO. bereits elektronisch gesteuerte Türschlösser installiert. Allerdings war die alte Lösung vollständig dezentral, was sich bald als Hemmschuh erwies. Jede Woche wechseln im EKO. mehrere Mitarbeiter ihren Arbeitsbereich. Besonders stark ist die Fluktuation bei den zahlreichen Praktikanten, die im Laufe ihrer Ausbildung mehrere der 16 Fachbereiche durchlaufen müssen. „Bei unserem alten Schließsystem verursachten diese Wechsel einen enormen Arbeitsaufwand“, sagt Olthoff. „Jedes Schloss musste einzeln umprogrammiert werden. Einer unserer Mitarbeiter musste jede Tür und jeden Schrank abklappern. Intern lief das bei uns unter der Bezeichnung ‚Turnschuh-Verwaltung‘.“ Bei den Varifree-Systemen von Schulte-Schlagbaum weiß die Elektronik im Schloss von allein, ob die Karte schließberechtigt ist oder nicht. Um ihre Berechtigung zu aktualisieren müssen die Mitarbeiter des EKO. ihre Ausweise lediglich an einen der fünf kleinen schwarzen Leser halten, die im Haus A verteilt sind. Diese sogenannten Cyberspots sind über das krankenhausinterne Datennetz mit dem Server im Facility-Management verbunden, an dem die Daten verwaltet werden. Alle anderen Komponenten der Anlage sind im Offline-Betrieb, sodass weder Türen noch Schränke verkabelt werden müssen.

Gesamtlösung aus einer Hand

Besonders wichtig war den Verantwortlichen des EKO., dass der Hersteller Schließsysteme für alle gewünschten Anwendungsbereiche aus einer Hand liefern konnte. So sind nicht nur die Türen von 168 Patienten- und Funktionsräumen mit den elektronischen Varifree RFID-Türbeschlägen ausgestattet, sondern auch 726 Schränke mit den entsprechenden Safe-O-Tronic RFID-Schrankverschlüssen. Das gilt für die Schließfächer des Klinikpersonals genauso wie für die Postfächer am Empfang und die Schrank- und Wertfächer. Sogar die Verbandswagen und Patientenbeistellwagen lassen sich elektronisch öffnen. „Gerade diese ‚Gesamtlösung‘ war für uns wichtig“, erklärt Olthoff. „Je mehr Systeme in die Schließanlage integriert sind, umso höher sind Komfort und Sicherheit für unsere Patienten und Mitarbeiter.“