Digitalisierung und
Mobilität im E-Handwerk
Ziel eines jeden Elektro-Betriebes ist, effizient und wirtschaftlich zu arbeiten und dies mit möglichst wenig administrativen Aufwand. Die Konzentration liegt auf dem angeeigneten ‚Handwerk‘ und dem nicht monetärem Ziel, der Kundengewinnung- und Pflege. Hier setzt ‚Kaufmännische Software‘ als Werkzeug an. Betriebliche Prozesse werden vereinfacht, optimiert und das Augenmerk kann auf den Kunden gerichtet werden. Doch Software-Produkte sind nur dann besonders hilfreich, wenn sie auf die Branche zugeschnitten sind und branchenspezifische Anforderungen abdecken. Dieser Beitrag zeigt Optimierungsmöglichkeiten anhand der Branchensoftware ‚Kaufmann‘ aus dem Hause Hottgenroth/ETU Software.
Oftmals sind kleinere oder mittlere Elektrobetriebe voll ausgelastet, die Mitarbeiter alle beim Kunden im Einsatz für die täglich anfallenden Arbeiten: herkömmliche Elektroinstallationen, Stromversorgungsanschlüsse, Hausverteilung- und Anschlüsse, Beleuchtung oder Heizungstechnik. Hinzu kommt die Umsetzung neuer Technologien: Hausleittechnik (Haussteuerungs- und Automatisierungsgeräte), Computervernetzung und Bussysteme. Ferner werden folgende Kundenanforderungen gestellt: Produkte sollen auf dem Stand der Technik sein, eine hohe Qualität und kurze Lieferzeit haben. In Sachen Kundenbindung wird eine kompetente Beratung und bei Auftragsabwicklung Kulanz im Gewährleistungsfalle erwartet. In wenigen Fällen gibt es eine zusätzliche Arbeitskraft, welche die daraus resultierenden Büroarbeiten übernimmt. Der Inhaber des Betriebes muss also nach der täglichen Arbeit draußen beim Kunden noch die Bürotätigkeiten übernehmen – denn erst mit der Nachbearbeitung der Aufträge und den Rechnungen wird Geld verdient. Hier setzt die Software an: einfache Handhabe und Kontrolle der betrieblichen Abläufe ermöglicht der ‚Kaufmann‘ aus dem Hause Hottgenroth/ETU Software. Sie deckt alle kaufmännischen Anforderungen eines Betriebes ab: vom Angebot über die Auftrags- und Lieferscheinerstellung bis hin zu Rechnungslegung, Mahnwesen und der Verwaltung von offenen Posten. Auch das Einkaufswesen und die Projektabwicklung findet Berücksichtigung. Im Vordergrund steht die einfache und flexible Handhabung der grundlegenden Tätigkeiten. Die Abläufe sind selbsterklärend, bei Bedarf kann der Anwender sich jedoch durch das Programm ‚führen‘ lassen oder auf viele zusätzliche Funktionen zugreifen.
Digitalisierung im Alltag
Eine Alltagssituation und Beispiel der Digitalisierung: ein Anruf, ein Neu- oder Stammkunde benötigt die Unterstützung des Elektro-Fachmannes. Schon hier greift die Software ein, wenn gewollt: die Anbindung an die Telefonanlage vereinfacht nicht nur die Büroarbeit – der Anrufer wird automatisch erkannt, wenn die Telefonnummer hinterlegt ist – sondern unterstützt auch den Service-Gedanken: den Kunden persönlich ansprechen, auf individuelle Dinge eingehen, z.B. den Geburtstag oder Details aus dem laufenden Projekt schaffen Kundenbindung. Im weiteren Arbeitsverlauf können Vorgänge, Telefonate, Dokumente direkt dem Kunden zugeordnet werden – der Kunde steht, wie auch im Arbeitsalltag – im Fokus. Das angefragte Angebot wird nach dem Telefonat aus dem Kunden heraus erstellt. Die benötigten Stammdatenartikel sind über die Datenbank sofort verfügbar. Die Artikelverwaltung erlaubt eine unbegrenzte Anzahl an Stammdaten und das Anlegen von eigenen Artikelgruppen, welches bei der hohen Stammdatenanzahl für ‚Ordnung sorgt‘. Datanorm als Schnittstelle zu Industrie und Großhandel ermöglicht das einfache Einlesen von Stammdatenartikeln. Schnell können fehlende neue Positionen angelegt und das fertige Angebot gedruckt, oder papiersparend aus dem ‚Kaufmann‘ heraus per Email an den Kunden gesendet werden. Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden 1:1 aus dem Angebot umgewandelt und nur bei Bedarf geändert. Die gesamten Vorgänge finden sich dann in den Stammdaten eines Kunden digital wieder, Ausdrucke sind nicht zwingend notwendig. Auch Dokumente wie Bestellungen, Faxe, technische Unterlagen und Skizzen können gescannt hinterlegt werden. Die Sicherung der Daten, lokal oder extern (externer Datenträger oder Speicher) macht den digitalen Zugriff jederzeit möglich.
Digitalisierung ein Muss?
Der Prozess der generellen Digitalisierung wird sich in den nächsten Jahren entwickeln und ist ein schleichender Prozess hin zum papierlosen Büro. Bereits heute besteht die Möglichkeit der Digitalisierung über die Software, nichtsdestotrotz ist eine klassische Papier-Archivierung dem Nutzer überlassen.
