Kaufmännische Software für Handwerksbetriebe

Weniger Provisorien,
mehr Produktivität

In die Büroorganisation von Handwerksbetrieben jeder Größe schleichen sich über die Jahre zahlreiche Provisorien ein, die in der Summe enorm viel Zeit in Anspruch nehmen und damit Geld kosten. Sie haben meist als Notlösung angefangen und verteilen sich auf mehrere Schultern und kleine Zeiteinheiten. Deswegen werden sie einzeln betrachtet als erträglich empfunden. Um sich von diesen Provisorien zu befreien, sollte man die Ist-Situation aus gebührendem Abstand betrachten und eine Handwerker-Software einsetzen, die ihnen den Garaus macht.
Egal ob bei der Monteursplanung, der Auftragsabwicklung, beim Bestell-Management oder bei der Abrechnung von Kleinaufträgen und Projekten. System- und Medienbrüche sind in zahlreichen Unternehmen an der Tagesordnung und eine der häufigsten Formen von Provisorien in Handwerksbetrieben. Wenn für jede Aufgabe im Büro ein anderes Computerprogramm verwendet wird; wenn Teile der Arbeit digital und andere auf Papier erledigt werden und wenn Datensätze mehrfach an verschiedenen Orten und in verschiedenen Formaten gepflegt werden müssen, dann wird teure Zeit verbrannt. Medienbrüche gibt es auch in der Kommunikation: Wenn ein Beleg ausgedruckt wird, um ihn anschließend faxen zu können und wenn Telefonnotizen immer dann nicht zu finden sind, wenn man sie dringend benötigt, dann entstehen auch hier Reibungsverluste und im schlimmsten Fall bei Kunden, Lieferanten und Kollegen zusätzlich Vertrauensverluste. Warum haben viele dieser Provisorien so lange Bestand? Liegt es daran, dass sie uns meist im Einzelfall wenig Zeit kosten und deshalb ohne Murren ertragen werden? Sind sie vielleicht zu liebgewonnenen Gewohnheiten geworden? Oder fallen sie in der Hektik des Alltags einfach nicht mehr auf? Vermutlich ist es eine Mischung aus allem, die dazu führt, dass wir alltäglich und nicht nur an unserem Arbeitsplatz mit provisorischen Lösungen umgehen. Man muss Provisorien auch zugutehalten, dass sie oft ein Weiterarbeiten überhaupt erst ermöglichen, wo die zur Verfügung stehenden Mittel sonst zum Stillstand führen würden. Zum Dauerzustand sollten sie aber nicht werden.

Beispiele für Provisorien in Handwerksbetrieben

Auch in der EDV eines Handwerksbetriebes finden sich zahlreiche Gelegenheiten zum Improvisieren. Verschiedene Computer-Programme werden umständlich über Ex- und Importe miteinander abgeglichen, Dokumente werden ausgedruckt, um sie im Anschluss per Fax zu versenden. Kalendereinträge und Monteurtermine werden in einer Software gepflegt, aber jeden Tag für das ganze Team ausgedruckt. Konsequent gedacht ist heutzutage selbst das Abtippen von Rapport- und Stundenzetteln ein solches Provisorium, weil es einen Medienbruch darstellt. Wer mit EDV-Lösungen arbeitet, um alle kaufmännischen Aufgaben zu erledigen, merkt schnell, dass er viele Umwege geht, wenn er digital gesammelte Informationen auf Papier weitergibt. Ein häufiger Grund für die Provisorien im Büro ist auch die Unkenntnis über bessere Wege, einfachere Vorgehensweisen oder sinnvollere Lösungen. Ein Monteur kann schließlich seine tägliche Arbeit auch nur mit den Werkzeugen produktiver machen, die er kennt.

Wenig Veränderung seit zehn Jahren

Je mehr Provisorien im Büro für die tägliche Arbeit nötig sind, desto mehr Zeit geht verloren. Zahlreiche Studien zur Produktivität in mittelständischen Unternehmen haben gezeigt: Vor allem kleinere Betriebe haben ihre Produktivität innerhalb der letzten zehn Jahre nicht steigern können. Anfang dieses Jahrtausends ermittelte eine Studie der Beratungsfirma Czipin & Proudfoot, dass im Mittelstand jährlich 88 Arbeitstage pro Mitarbeiter auf der Strecke bleiben. Das bedeutet bis zu 40% Produktivitätsverlust. Die KfW hat in ihrem Mittelstandspanel 2013 Zahlen zur Produktivitätssteigerung im Mittelstand innerhalb der letzten zehn Jahre veröffentlicht. Sie zeigen deutlich, dass kleine Betriebe ihre Produktivität nicht steigern konnten. Im Gegenteil: Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern beklagten laut Studie im Vergleich der Jahre 2003 und 2012 einen Produktivitätsverlust von durchschnittlich 7,5%. Was bedeutet Produktivität? Einfach gesagt bedeutet sie: Je mehr Mitarbeiter benötigt werden um einen bestimmten Jahresumsatz zu erreichen, desto weniger produktiv ist das Unternehmen. Das KfW-Mittelstandspanel zeigt auch: Große Betriebe haben sehr viel Geld in Beratungsleistungen, Controlling und entsprechende EDV-Lösungen gesteckt, um ihre Kundenbetreuung, ihr Waren-Management und ihr Auftrags-Management so effizient wie möglich zu machen. Hierfür sind Summen investiert worden, die sich für kleine und mittlere Betriebe niemals rechnen würden.