Smarte Konferenztechnik

Reibungslose Zusammenarbeit im Meeting

Teamarbeit und Vernetzung lauten die Schlagwörter im modernen Arbeitsalltag. Die Digitalisierung ist auch in der Arbeitswelt angekommen und unser fester Arbeitsplatz verliert dadurch zunehmend an Bedeutung: Digitale Technologien und neue Aufgabenstellungen definieren den Arbeitsplatz völlig neu. Denn durch neue Technologien in der Kommunikation können Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten arbeiten. Der Arbeitsort und die Arbeitszeit werden dadurch flexibler.

Bild: Barco GmbH

Wer sich von überall einwählen kann, macht das digital per Video. Heutzutage verbringt ein Angestellter im Schnitt über 20 Stunden seiner Arbeitswoche in Meetings, sei es virtuell oder im Büro. Umso wichtiger ist es, Meetings möglichst stressfrei und effizient zu gestalten, denn eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation schafft einen Mehrwert für Unternehmen. Die technische Ausstattung spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Das vernetzte Büro

Die Entwicklung von Cloud-Technologien ermöglicht es, während Besprechungen gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Es sollte jedoch eine Kollaborations-Technologie angeschafft werden, die eine reibungslose Arbeitsweise unterstützt. Dazu können Anwendungen gehören, die unterschiedliche Geräte in Besprechungsräumen miteinander vernetzen. Die Technik muss intuitiv anwendbar sein, man nennt es auch die sogenannte Zero-Learning-Technologie, wodurch separate Installationen entfallen. Mitarbeiter, die außerhalb des Büros arbeiten, sollten jederzeit und von überall in der Lage sein, auf ihre Daten zugreifen zu können. Ein sogenannter Ready-to-go-Konferenzraum ist auch für den BYOD-Trend (‚Bring Your Own Device‘) förderlich, bei dem Mitarbeiter ihre eigenen Notebooks mit in die Firma bringen oder von ihrem Arbeitsplatz außerhalb des Büros verwenden. IT-Verantwortliche sollten darauf achten, dass das Präsentationssystem nur auf die Daten des Notebooks zugreift, die auf dem Hauptbildschirm geteilt werden sollen.

Datenschutz im Meeting-Raum

Besonders im Meeting-Raum muss auf Sicherheit geachtet werden, denn hier bringen Mitarbeiter und Kunden oft ihre eigenen mobilen Geräte mit und verbinden diese mit dem internen System, um sensible Daten oder Präsentationen zu teilen. Dadurch können Sicherheitslecks entstehen. Besonders das Präsentationssystem als Sicherheitsrisiko wird dabei oftmals übersehen. Doch gerade diese Schnittstelle muss besonders geschützt werden. Wer nach einem sicheren Präsentationssystem sucht, sollte darauf achten, dass der Sicherheitsaspekt bereits bei der Produktentwicklung mitgedacht wurde. Dies bedeutet, dass Entwickler sich eingehend mit den Risiken beschäftigen und entsprechende Schutzmechanismen integriert haben. Barco nennt diesen Ansatz deshalb ‚Security by Design‘ wie es z.B. bei der Entwicklung des Produktes Barco ClickShare beachtet wurde. Eine sichere Lösung, mit der Mitarbeiter und andere Meeting-Teilnehmer ohne Verbindungsprobleme Präsentationen halten können. Durch einen einfachen Klick auf den per USB angeschlossenen ClickShare-Button, kann der Bildschirminhalt des verbundenen Geräts auf dem Hauptbildschirm geteilt werden. Dies ermöglicht Mitarbeitern, kabellos und mit nur einem Klick, Präsentationen zu halten, und zwar ohne Vorwissen und ohne Installation.

Generationen vereinen

Der digitale Arbeitsplatz und somit auch der Meetingraum werden zum Zukunftstrend. Entscheidend ist dabei nicht nur die Technik, sondern auch der Mensch: Bis 2020 werden weitere Digital Natives auf den Arbeitsmarkt strömen und sich weltweit zu 59% aus Vertretern der Millennials und Generation Z zusammensetzen, also jungen Menschen, die mit der gemeinsamen Nutzung von Online-Technologien aufgewachsen sind, wie Google Dokumenten, Online-Spielen, sozialen Medien oder cloudbasierten Apps. Im digitalen Zeitalter mit Internet und intelligenter Technologie aufgewachsen, erachten sie den Umgang damit als selbstverständlich und wollen auch im Berufsleben nicht darauf verzichten. Aber auch die Post-Millennials und die Generation Z bringen neue Erwartungen an Technologie und Arbeitsweise mit. Unternehmen müssen mit der Zeit gehen und Hilfsmittel und Tools bereitstellen, die für alle die bestmögliche Nutzererfahrung bieten. Diese Hilfsmittel können auch ein Umfeld umfassen, das eine generationenübergreifende Zusammenarbeit fördert wie offene Gemeinschaftsbereiche und sogenannte ‚Huddle Rooms‘. Letztere werden bis 2020 im Bereich der Videokonferenz-Installation um 67% zunehmen.

Fazit

Flexible Arbeitsplätze, Globalisierung und Mobilisierung der Mitarbeiter haben dazu geführt, dass sich Konferenzräume in den letzten Jahren stark verändert haben. Unternehmen müssen das richtige Verhältnis finden, zwischen der Strategie, die besten jungen Talente anzuwerben und an das Unternehmen zu binden sowie etablierte Mitarbeiter aus der Generation X nicht zu vernachlässigen und gleichzeitig eine sichere und intuitive Technologie im Meetingraum bereitstellen. Nur so kann eine reibungslose, enge und damit effiziente Zusammenarbeit gewährleistet werden und das Engagement der Mitarbeiter fördern.