Telefonielösung unterstützt humanitäre Arbeit
DRK Märkisch-Oder-Havel-Spree e.V. setzt auf Auerswald
Die Telefoniesysteme des Deutschen Roten Kreuzes müssen in Krisensituationen schnell und unkompliziert zu erweitern sein. Wie diese Anforderung optimal erfüllt werden kann, zeigt ein Lösungsansatz, der von D&T Internet und Auerswald entwickelt wurde.
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Hilfsorganisationen wie das Deutsche Rote Kreuz (DRK) müssen Ihre personellen und technischen Kapazitäten oft binnen kürzester Zeit an veränderte Bedingungen anpassen. Naturkatastrophen, Industrieunfälle oder politische Konflikte können schwere humanitäre Krisen auslösen, deren Bewältigung eine lokale Konzentration vorhandener Mittel erfordert. In diesem Zusammenhang müssen sich auch Bürokommunikationslösungen rasch erweitern lassen. So kann etwa der Bedarf an Desktop-Telefonen von heute auf morgen sprunghaft ansteigen. Solche kurzfristigen Kapazitätsausweitungen sind nur unter Voraussetzung eines geringen Installationsaufwands möglich. Der DRK-Kreisverband Märkisch-Oder-Havel-Spree e.V. verzichtet deshalb in seinen Außenstellen auf eigene Telefonanlagen und setzt auf eine Cloud-Plattform (Hosted PBX) von Swyx. Sie wird vom DRK-Rahmenvertragspartner D&T Internet bereitgestellt und ist von jedem Standort aus umgehend in bedarfsgerechter Konfiguration verfügbar. Der Kreisverband kann sich so TK-technisch rasch auf jede neue Situation einstellen. Darüber hinaus ist an diesem Modell auch die teilnehmerweise Staffelung der Anschlusskosten attraktiv.
Schnellstmögliche Betriebsbereitschaft unverzichtbar
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Mit der Erschließung einer hinreichend flexiblen Anlagenlösung gab sich der Kreisverband indes noch nicht zufrieden. Damit man in Krisenlagen schnellstmöglich reagieren konnte, sollten vielmehr auch die Endgeräte rasch verfügbar und betriebsbereit sowie einfach zu bedienen sein. Bei der Ausstattung zweier neuer Außenstellen in Eisenhüttenstadt und Frankfurt/Oder fiel die Wahl deshalb auf IP-Telefone von Auerswald. Die ITK-Lösungen des norddeutschen Herstellers waren dem Verband bereits aus seiner Fürstenwalder Zentrale bekannt, wo ein Auerswald ITK-System vom Typ COMmander 6.000 RX im Einsatz ist. Für die IP-Endgeräte sprachen ihre uneingeschränkte Kompatibilität mit der Swyx Cloud-Plattform, ihre intuitive Bedienbarkeit und ihre kurzfristige Verfügbarkeit über alle großen Distributoren. Außerdem konnten die Auerswald IP-Telefone durchweg mit exzellenter Sprachqualität, ergonomischer Bauart sowie hoher optischer Wertigkeit punkten. Obwohl die Kombination aus Swyx und Auerswald auf Anhieb überzeugte, bestand beim DRK-Kreisverband Bedarf an einer zusätzlichen Optimierung der Telefonielösung. Grund war die Zuteilung von Kriegsflüchtlingen. Sie mussten an beiden Standorten optimal versorgt werden, ohne dass vorab auch nur ansatzweise kalkuliert werden konnte, welcher logistische und personelle Aufwand damit verbunden sein würde. Das Telefoniesystem sollte deshalb maximale Flexibilität bieten und gegebenenfalls im Eilverfahren erweitert werden können, zugleich aber ohne kostenintensives Vorhalten von Überkapazitäten auskommen. Außerdem galt es, die zügige Anbindung externer Nebenstellen zu ermöglichen, da das DRK damit rechnete, dass weitere Gebäude zu Unterkünften umfunktioniert würden.
In Eisenhüttenstadt und Frankfurt/Oder im Einsatz: das Auerswald COMfortel 2600IP (Bild: Auerswald GmbH)
Autoprovisioning File verkürzt Installationsprozess
Um den DRK-Kreisverband in dieser Ausnahmesituation optimal zu unterstützen, entwickelte der Rahmensvertragspartner D&T Internet in Zusammenarbeit mit Auerswald Technikern ein sogenanntes Autoprovisioning File – eine Konfigurationsdatei, auf deren Grundlage sich die IP-Telefone automatisch selbst einrichten, sobald sie mit der Hosted PBX verbunden sind. Dieses File ist in die Software der Telefone integriert und konsequent auf einen Betrieb der Geräte an der Swyx Cloud-Plattform zugeschnitten. Diese Lösung erübrigt die sonst übliche manuelle Konfiguration: Soll in den DRK-Außenstellen Eisenhüttenstadt und Frankfurt/Oder ein neues Auerswald Telefon angeschlossen werden, muss der Administrator künftig nur noch mit wenigen Mausklicks eine weitere Nebenstelle in der Hosted PBX einrichten und die Seriennummer des Gerätes in die Anlagensoftware eintragen. Wird das IP-Telefon mit dem Internet verbunden, stellt es umgehend eine Verbindung zur Hosted PBX her und startet die automatische Selbstkonfiguration (Autoprovisionierung). Der Administrator muss nicht mehr eigens eingreifen, und das Gerät ist nach kurzer Zeit betriebsbereit. Implementierte wurde die Lösung vom regionalen Auerswald Fachhandelspartner Michael Kraatz, dem der DRK-Kreisverband auch alle Administrationsaufgaben übertrug. Zum Einsatz kommen in den beiden Außenstellen Auerswald IP-Telefone vom Typ COMfortel 1.400 IP sowie COMfortel 2.600 IP. Die Geräte decken alle Anforderungen ab und bieten je nach Aufgabenbereich die passende Telefonlösung. Das Einstiegsgerät COMfortel 1.400 IP verfügt über ein farbiges 3,5″-Touch-Display und Zehn individuell programmierbare Funktionstasten mit integrierten Status-LEDs. Das für Telefonzentralen geeignete Business-Telefon COMfortel 2.600 IP weist einen größeren Funktionsumfang auf und besitzt ein farbiges 4,3″-Touch-Display sowie 15 programmierbare Tasten mit mehrfarbigen LEDs. Die Zahl der Funktionstasten kann über Erweiterungsmodule auf bis zu 105 erhöht, jede Taste dabei doppelt belegt werden. Ein integriertes Telefonbuch bietet zudem Platz für über 2.000 Einträge.
Security an Board
Auch in puncto Sicherheit erfüllen die eingesetzten Auerswald IP-Telefone alle wesentlichen Kriterien. Sie sind für eine Verschlüsselung der Verbindungs- und Gesprächsdaten (via SIPS bzw. SRTP) vorbereitet und ermöglichen damit ein abhörsicheres Telefonieren. Durch einen integrierten VPN-Client lassen sich die Geräte sicher an die Cloud-Plattform anbinden. Über diese Security-Tools hinaus stehen den Anwendern außerdem mehrere Zusatzfunktionen zur Verfügung, die per Freischaltung aktiviert werden können – etwa die Synchronisation von Kontaktdaten, Terminen und E-Mails mit einem Microsoft Exchange-Konto oder die Steuerung von Überwachungskameras, inklusive der Darstellung des Kamerabildes auf dem Telefondisplay. Für das DRK sind gerade diese Erweiterungsoptionen von Interesse, da ein schneller interner Informationsaustausch und die Sicherheit der Außenstellen und betreuten Unterkünfte von herausragender Bedeutung sind. Da der DRK-Kreisverband analoge Faxgeräte verwenden wollte, wurde an beiden Standorten ergänzend zu den IP-Telefonen zudem jeweils ein Auerswald COMpact 4.000 ITK-System installiert. Es unterstützt analoge und IP-basierte Datenübertragung gleichermaßen und macht so auch bei All-IP-Anschlüssen den Betrieb analoger Geräte möglich. Dadurch können beispielsweise auch ältere Bestandsgeräte weiterverwendet werden.
Auch für andere DRKStandorte interessant
Die IT-Abteilung des DRK-Kreisverbandes Märkisch-Oder-Havel-Spree zeigte sich mit der realisierten Lösung wie auch allen installierten Komponenten hochzufrieden und stufte den Zuschnitt und die Flexibilität des Telefoniesystems als vorbildlich ein. In der Tat weist das von D&T Internet und Auerswald entwickelte Konzept über seinen regionalen Einsatzrahmen hinaus – kann die in Eisenhüttenstadt und Frankfurt/Oder realisierte Telefonielösung doch in dieser oder ähnlicher Weise auch an anderen DRK-Standorten umgesetzt werden. Die von D&T Internet administrierten Hosted PBX Anlagen und die nahtlos kompatiblen Auerswald IP-Telefone decken den DRK-typischen TK-Bedarf komplett ab und machen feinabgestufte Lösungserweiterungen mit kalkulier- und vertretbarer Kostenentwicklung möglich. Die extra entwickelte Autoprovisionierungs-Funktion verkürzt darüber hinaus den Installationszeitraum deutlich und erlaubt so eine weit überdurchschnittlich schnelle Inbetriebnahme der Telefone. Damit steht eine flexible Telefonielösung zur Verfügung, welche die humanitäre Arbeit des DRK unterstützt und auf alle Situationen adaptiert werden kann.
Autorin | Regina Dettmer, Marketingmanagerin,
Auerswald GmbH
